Все большее количество российских бизнесов начинает изучать проблематику, связанную с информационными потоками. Что это за явление? Какое значение информационные потоки имеют для развития организаций? Каковы особенности применения методологии их изучения для предприятий разных отраслей?

Практическая значимость информационных потоков

В числе областей, в которых информационные потоки имеют наибольшую практическую значимость - это менеджмент предприятий.

Для того чтобы повышать эффективность выпуска товаров, а также их качество, осваивать производство новых типов и внедрять продвинутые технологии, руководители компаний задействуют широкий спектр научных и прикладных методов.

Информационные потоки в организации в значительной мере способствуют проведению качественной работы управленцев по всем отмеченным направлениям.

Исследуя их, компании могут успешно решать проблемы, связанные с эксплуатаций имеющихся производственных ресурсов.

Применение информационных потоков на производстве

Рассмотрим, посредством каких механизмов задействуются информационные потоки на предприятии. Как правило, компании стараются выстраивать их в системных проекциях. Основой для формирования которых выступают информационные ресурсы (имеющие как внутрикорпоративное, так и внешнее происхождение).

Типичная модель информационных потоков в компании, как мы уже сказали выше, отражает заинтересованность руководства предприятия в повышении качества менеджмента. Ее выстраивание подразумевает решение следующих основных задач:

• внедрение систем управления на производственных линиях;
• анализ качества источников информации, ее сбор, оценка значимости и перспектив задействования в бизнесе;
• моделирование механизмов непосредственного влияния информации на производственные процессы;
• создание и обновление корпоративной базы знаний;

Конкретный алгоритм выстраивания модели зависит, как правило, от отраслевой специфики компании. В некоторых сегментах обмен информацией как внутри корпорации, так и с внешним рынком может быть затруднен в силу секретности или же технологических затруднений в компилировании данных в файлы и последующей их передаче адресату.

Общепринятых критериев классификации, которые бы позволили однозначно назвать виды информационных потоков, в современной российской маркетинговой школе пока не выработано. Слишком много проблемных аспектов, отражающих изучение данных. Однако в среде экспертов достаточно распространена модель, подразделяющая потоки на типы в зависимости от характера информации. Так, они могут быть:

1. финансовыми;
2. технологическими;
3. маркетинговыми;

Это, безусловно, далеко не исчерпывающая классификация информационных потоков. Конечно, перечень можно продолжать. Конкретные примеры информационных потоков могут быть самыми разными. Важно только не перепутать их в силу созвучия с отраслевыми явлениями. Например, подразумевающие расчеты в наличной и безналичной форме каналы финансовые и информационные потоки, отражающие сведения, статистические или аналитические, о перемещениях денежных средств - это не одно и то же. Однако первые могут вполне качественно дополняться вторыми.

Задействование потоков как конкурентного инструмента

Если в компании внедрена корректно функционирующая система информационных потоков, то это может стать значимым конкурентным преимуществом фирмы. В каких аспектах?

Прежде всего в управлении технологическими процессами. Когда ответственные сотрудники компании соответствующим образом снабжаются нужной информацией, это позволяет им эффективнее оптимизировать те или иные этапы производства. Получаемые специалистами сведения позволяют выявлять наиболее значимые с точки зрения рентабельности бизнеса технологии, а также внедрять те, что с высокой вероятностью могут таковыми стать.

Другое преимущество, которое дает анализ информационных потоков - повышение качества менеджмента на уровне кадров.

Владея необходимыми данными, корпоративные структуры управления персоналом имеют в руках инструмент, позволяющий организовать работу внутрикорпоративных структур эффективнее.

Еще один конкурентный фактор, который компания может получить, используя в своей работе информационные потоки, заключается в лучшем распределении финансовых и материальных ресурсов.

Владея необходимыми сведениями, менеджеры будут знать, в каких объемах и куда следует направлять денежные потоки и сырье более интенсивно, а куда - менее.

Все три отмеченных фактора делают фирму более сильной в потенциальном противостоянии с конкурентами. Информационные потоки дают возможность, прежде всего, обогнать игроков рынка за счет более качественного выстраивания коммуникации между внутрикорпоративными структурами. Как результат - эффективнее производство, выше рентабельность, конкурентнее цены, а значит, растущая привлекательность в глазах покупателей или клиентов в своем сегменте.

Практика информационного менеджмента

Посредством каких практических механизмов компании осуществляют управление информационными потоками? Как правило, в основе обмена данными и их анализа лежит взаимодействие сотрудников, отвечающих за работу в соответствующих направлениях, через внутрикорпоративные документы, сетевые и веб-ресурсы, иногда - финансового характера источники. В них, как правило, в наиболее достоверном виде (в отличие от, например, устных переговоров, переписки между сотрудниками и т.д.) излагается текущее (или планируемое) положение дел в той или иной структуре организации.

Есть особая категория лиц, участвующих в управлении корпоративной информационной системой - генераторы сведений. Им принадлежит "авторство" тех типов данных, о которых речь идет выше. Главный нюанс здесь в том, что на предприятии (особенно, если это большая компания) в ряде случаев проблематично выявить конкретных сотрудников, участвовавших в генерации тех или иных сведений. Основная причина - значительная часть документов (особенно, финансовых) проходит многоступенчатые процедуры согласования и корректировки на уровне различных ступеней менеджмента.

Работа "авторов" информационных потоков может быть как спонтанной (то есть, документы формируются как побочный основной трудовой деятельности продукт), так и осуществляемой в штатном порядке - это могут быть специалисты, чья задача - генерировать как можно больше имеющих отношение к деятельности компании данных.

Данные, извлекаемые из внутрикорпоративных документов и прочих имеющих признаки достоверности источников, загружаются в информационную систему (условимся, что она в компании уже есть). После чего сведения анализируются и принимается решение, как именно задействовать документы. Если они носят характер предписывающих (например, являются инструкциями), то менеджеры могут посчитать нужным внести в них корректировки или же, наоборот, оставить без изменений. Если это, скажем, бухгалтерские бумаги, то соответствующие выводы по ним могут быть переданы в финансовый отдел для последующего анализа и составления отчета.

В конечном итоге все сводится к тому, чтобы информационные потоки как-то задействовались. А те, что не несут практической пользы, исключались из оборота. Прикладная значимость - главный критерий информации на предприятии.

Сетевые технологии

Ряд экспертов называет основным критерием качества функционирования корпоративной информационной системы задействование сетевых технологий. Что здесь имеется в виду?

Дело в том, что движение информационных потоков в идеале, как считают эксперты, должно происходить по принципу многовекторности. То есть, чем меньше закрытых (а также, однонаправленных) каналов - тем лучше. Чем больше компетентных людей участвует в формировании данных и обмене ими, тем эффективнее бизнес. С технологической точки зрения самым оптимальным каналом их взаимодействия будет сеть. На практике это может быть корпоративный веб-сайт. Необязательно при этом публичный - доступ со стороны пользователей интернета можно полностью или частично ограничить.

Сетевые технологии, безусловно, полезны также и с точки зрения выстраивания взаимоотношений между компанией и внешними игроками, которые, к слову, также могут быть генераторами сведений. Внешние информационные потоки, исходящие, к примеру, в виде обращений покупателей или коммерческих предложений от других организаций, во многих случаях являют собой данные, имеющие прикладную значимость.

Например, получив от клиентов некую совокупность запросов о выпуске товаров с характеристиками, которые пока не свойственны для выпускаемой продукции, менеджмент фирмы может принять решение запустить эти изделия в производство. Поскольку их хочет видеть на прилавке покупатель, сообщивший о своих пожеланиях посредством предусмотренного компанией информационного канала. Умение общаться с клиентами также можно причислить к конкурентным преимуществам в бизнесе.

Критерии качества информации

Рассмотрев, как формируются внешние и внутренние информационные потоки, мы можем изучить критерии, определяющие качество сведений, поступающих во внутрикорпоративный оборот. К таковым эксперты причисляют:

• актуальность (своевременность);
• правдивость (верифицируемость);
• релевантность (отражение реальных проблем);
• полезность (прикладная значимость);
• понятность (однозначность интерпретации);
• полнота (отсутствие необходимости в уточнении фактов);

Процесс, подразумевающий проверку информации, обращающейся внутри компании, на предмет вышеуказанных критериев, некоторые эксперты называют контроллингом (от англ. control). Задача специалистов, ответственных за эту работу - свести к минимуму присутствие в информационной системе компании данных, не соответствующих критериям.

О контроллинге

Ряд экспертов вкладывают в термин "контроллинг" дополнительный смысл. В частности, есть мнение, что это деятельность, связанная не только с анализом качества информации, но также и интерпретации ее, выявления аспектов, влияющих на прикладную значимость сведений. Кроме того, есть специалисты, сводящие значение термина "контролллинг" только лишь к деятельности финансово-хозяйственных структур предприятия. То есть, по их мнению, вся информация, что есть в обороте внутри фирмы, должна, в конечном счете, использоваться в целях оптимизации прибыли и расходов. Любая схема информационных потоков в соответствии с этой концепцией должна анализироваться на предмет влияния на рентабельность бизнеса.

Есть эксперты, несколько сужающие функции специалистов, занимающихся контроллингом. В их теории эта деятельность должна ограничиваться только лишь сбором информации от разных генераторов и распределением ее в компетентные отделы. В некоторых случаях контроллерами может формироваться оптимальная, по их оценке, структура информационного потока, формат его преподнесения. Анализом же ее и интерпретацией, полагают эксперты, должны заниматься структуры, специализирующиеся на том или ином направлении работы предприятия.

То есть, условно говоря, статистика, отражающая расход краски при выпуске игрушек, должна передаваться отвечающим за соответствующий производственный этап специалистам. Финансовые данные - в бухгалтерию, и т.д. Контроллинг подразумевает только статистическую функцию. Исследование информационных потоков выполняют компетентные структуры компании.

Ценность управления информационными потоками

Попробуем определить, в каких аспектах выражается набольшая ценность управления информационными потоками. Условимся при этом, что контроллинг занимает в этом процессе одну из центральных функций (а не только в части сбора данных и их структурирования).

Основная характеристика информационных потоков - концентрация целей менеджмента. Совокупность обращающихся внутри корпорации данных предопределяет качественное повышение уровня знаний каждого из отделов во многом за счет взаимодействия с другими структурами компании и взаимного осознания актуальности задач, которые стоят перед предприятием.

Работа с информационными потоками, равно как и контроллинг (при условии достаточной глубины его использования) позволяет обнаружить в бизнесе слабые места. Совершенствуются отдельные производственные связки, продукция фирмы становится лучше и конкурентоспособнее.

Работа с информационными потоками предполагает концентрацию ресурсов компании (не только материальных, но и кадровых), выявления наиболее сильных сторон в бизнес-модели, нахождения новых источников повышения конкурентоспособности, внедрения инновационных, ранее не опробованных в компании механизмов организации производства.

Использование информационных потоков в логистике

В каких еще сферах активно используются информационные потоки? В логистике однозначно. Чем это может быть обусловлено?

Для бизнесов, ведущих деятельность в сфере производства и продаж товаров, характерны не только информационные, но также и самые разнообразные материальные потоки - движение изделий от завода к потребителям, с посредниками и без, внутри страны и за рубеж. Собственно, за эту функцию и отвечает логистика, сформировавшаяся в самостоятельную отрасль. Важнейшая ее характеристика в том, что в ней информационные и материальные потоки могут исследоваться одновременно. Каким образом?

Эксперты полагают, что эффективное управление материальными потоками непосредственным образом зависит от качества обработки информации, которая обращается в логистических системах.

Здесь многое зависит от уровня знаний, которым обладают менеджеры и специалисты, проводящие соответствующий анализ.

Дело в том, что логистика - сфера относительно новая для России. И те критерии, что характерны для информационных систем, скажем, банковского или производственного типа, не вполне совместимы с данной отраслью.

Прежде всего, отмечают эксперты, на уровне методов и принципов. С технологической точки зрения логистический информационный поток вполне может быть исследован традиционными инструментами. Но то, как их корректно задействовать в методологическом аспекте, российская логистика еще только учится понимать, полагают эксперты.

Вместе с тем специалисты отрасли, как отмечают аналитики, делают определенные успехи. Это связано главным образом с интенсивной компьютеризацией логистической сферы. Сейчас доступ к ПК и сетевым технологиям есть у большинства сотрудников российских компаний, активно разрабатывается релевантное исследовательским и аналитическим задачам ПО. Логистические компании получают больше возможностей быть открытыми в рамках сетевых технологий - как в аспекте взаимодействия с другими игроками рынка, так и с точки зрения обмена данными с клиентами.

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

1.2. Коммуникационный процесс.......................................................................

1.3. Информационное обеспечение управления и его состав. Информационные потоки................................................................................................................ 14

2.МЕТОДИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИССЛЕДОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ............................................................................................................ 18

2.1. Методы исследования информационного обеспечения........................... 18

2.2. Графические и матричные методы исследования информации............... 21

2.3. Применение CASE-технологий для проектирования информационной системы........................................................................................................................... 29

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ОАО «ЭЛЕКТРОАГРЕГАТ».................................................... 37

3.1. Диагностический анализ информационных связей между функциональными подразделениями предприятия........................................................................

3.2. Построение графической и матричной модели документооборота........

3.3. Обоснование направлений совершенствования информационных потоков 43

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.................................................................................................... 44

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.............................................. 45

ПРИЛОЖЕНИЯ.................................................................................................... 46

ВВЕДЕНИЕ

1 УПРАВЛЕНИЕ ПРЕДПРИЯТИЕМ: СИСТЕМНОЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ

1.1 Состав подсистемы управления

Анализ организации управления представляет собой комплексный взаимосвязанный процесс исследования структуры и содержания управленческого цикла, организации управленческого труда, информационного, технического и математического обеспечения, состава органов и издержек управления. Анализ – первый этап и отправная точка разработки любого мероприятия в области совершенствования управления. Он позволяет дать полную характеристику элементов, структурных подразделений и уровней системы управления, оценить их состояние и обосновать направления дальнейшего развития. В зависимости от поставленных целей и задач анализ может охватывать разные части управляющей системы, иметь разную степень детализации и заканчиваться подготовкой различных материалов, но методологическая основа и исходные позиции анализа остаются едиными.

Анализ состоит из трех взаимосвязанных этапов работы:

Сбора информации о состоянии организации управления, отдельных ее элементов, процессов и объектов в изучаемом и аналогичном производствах;

Описания анализируемого процесса или объекта с помощью системы показателей и установления связи между ними;

Обработки сформированной системы показателей различными методами и приемами с целью решения поставленных задач.

Выполнение первой стадии анализа представляет собой информационно-образующую работу. Вторая стадия связана с отбором системы показателей, характеризующих изучаемую часть организации управления; разработку методов их измерения и описанием их взаимосвязей. Третья стадия работы выполняется по-разному в зависимости от особенностей анализируемого объекта и поставленной перед анализом задачи с разной степенью применения качественных и количественных методов.

Процесс управления можно рассматривать в статике, т. е. как застывший на какой-то конкретный момент времени, и в динамике (с учетом движения и развития).

Анализ организации управления может иметь полный (всесторонний) характер или изучать какую-то часть системы (тематический анализ); может быть глобальным , затрагивая все основные уровни и звенья управления, или локальным , касаясь одного какого-то уровня или звена .

В полном виде последовательность процесса системного анализа включает в себя 9 этапов:

I. Формулировка проблемы.

II. Структуризация исследования (построение "типового" дерева целей).

III. Составление модели объекта управления.

IV. Прогнозирование будущего состояния объекта управления; оценка "риска"

V. Диагностирование системы и формирование альтернатив развития управляемой системы.

VI. Отбор альтернатив.

VII. Реализация программы мероприятий.

VIII. Разработка информационно-логической схемы системы управления.

IX. Проектирование и внедрение в систему управления процедур автоматизированной информационной системы.

Реализация первых семи этапов процесса позволяет принимать решение на верхнем уровне руководства вне зависимости от того, функционирует ли на предприятии Автоматизированная система управления предприятием (АСУП). Реализация двух последних этапов позволяет автоматизировать сбор и переработку информации для принятия стандартных решений руководителями среднего звена.

I. Формулировка проблемы. До начала исследования формулируется целевая задача. Если у руководителей нет опыта решения задачи или ее не удается решить традиционными методами, задача переводится в ранг проблемы (проблемного вопроса).

II. Структуризация исследования (построение "типового" дерева целей). Для решения сформулированной проблемы, стоящей перед системой, необходимо комплексное исследование многих вопросов, соприкасающихся с проблемным. Но каждый вопрос, в свою очередь, имеет отношение к тому или иному элементу системы. Таким образом, на данном этапе в самом общем виде выявляется совокупность факторов, которые предположительно могут влиять на изучаемый проблемный вопрос. Причем одна группа факторов будет иметь отношение к внешней среде, другая - к компетенции руководителей изучаемого предприятия. В итоге необходимо отчетливо определить круг вопросов, которые следует включить в исследование.

III. Составление модели объекта управления. Прогностическую модель можно рассматривать как некоторую производную от метода, используемого в прогнозе. Для прогнозирования состояния экономических объектов на уровне предприятия достаточно надежны модели, создаваемые методами математической статистики: тренды, кусочно-линейные зависимости, конечные разности, производственные функции (в том числе - регрессии), - а также экспертные оценки. При их составлении используются отчетные и статистические данные о работе предприятия, результаты анкетных опросов, показатели работы родственных предприятий.

IV. Прогнозирование будущего состояния объекта управления; оценка "риска". Разработанные на третьем этапе модели используются при прогнозах важнейших экономических показателей работы предприятия. Наиболее часто на уровне предприятий используются прогнозные оценки, получаемые с помощью трендов, регрессий и производственных функций степенного вида. Желательно, чтобы интервал прогнозирования не превышал одной трети интервала, обеспечиваемого отчетными данными. При прогнозе также можно ожидать качественных изменений факторов, включаемых в модель. Важной частью прогнозных расчетов является определение вероятности их исполнения (или "риска ошибиться").

V. Диагностирование системы и формирование альтернатив развития управляемой системы (выявление направлений совершенствования производственной деятельности и путей их реализации). Диагностирование состояний управляемой системы - ответственный этап системного анализа проблемы. Диагноз позволяет выявить характер зависимостей между параметрами системы и уточнить факторы достижения целей, оценить общую величину резервов в разных сферах деятельности предприятия. В ходе диагноза вскрываются "узкие места" в системе управления и производства, характеризуется "организационно-технический уровень". Для диагноза, помимо отчетных и статистических данных, используются также результаты прямых интервью с руководителями разных уровней и рядовыми функционерами и рабочими, результаты анкетирования. В ряде случаев целесообразно привлекать статистические сведения по родственным предприятиям. Для уточнения факторов достижения целей и оценки организационно-технического уровня привлекаются формализованные (статистические) методы и методы экспертных оценок. Известны подходы, когда факторы уточняются с помощью выделения в направлениях управленческой деятельности "областей ключевых результатов" .

В том случае, когда на предприятии уже функционирует АСУ и ведутся работы по ее дальнейшему развитию (см. этапы VIII и IX системного анализа), на этапе диагноза изучаются также методы принятия управленцами (менеджерами) решений.

VI. Отбор альтернатив. Из совокупности мероприятий, сформированных в процессе диагноза, математическими или графическими методами отбираются те, которые удовлетворяют внешним и внутренним ограничениям на ресурсы и критериям отбора оптимальной альтернативы.

VII. Реализация программы мероприятий. Для рациональной организации работ на этапе внедрения необходимо:

Издание приказа руководства предприятия о составлении программы развития;

Формирование комплексных бригад для выполнения разделов программы;

Составление сетевого графика работ по реализации программы;

Организация координационной группы;

Привлечение для решения наиболее сложных вопросов работников научно-исследовательских (консалтинговых) организаций;

Включение в координационную группу одного из специалистов предприятия,

Наделенного большой ответственностью (этот человек будет выполнять функции "организатора" и "аналитика" и обеспечивать представительность рекомендаций, вырабатываемых бригадами).

Если на предприятии еще не внедрена АСУП, в программу включаются проектные работы по автоматизации задач управления. В тех случаях, когда АСУП уже функционирует, программа развития может содержать мероприятия по модернизации автоматизированной информационной системы, что позволит увеличить качество и количество сведений об управляемых объектах.

VIII. Разработка информационно-логической схемы системы управления. На этом этапе определяются информационные процедуры, с помощью которых рассчитываются значения показателей, характеризующих состояние факторов. В первую очередь АСУП включаются все задачи, в которых рассчитываются значения показателей, характеризующих факторы нижнего уровня дерева целей. Все задачи (процедурные расчеты) увязываются (по возможности) в граф; таким образом, последний становится многоуровневым информационным основанием дерева целей.

IX. Проектирование и внедрение автоматизированной системы в систему управления. Последовательность проектирования процедур АСУП должна быть такой, чтобы процедуры, расположенные на верхних уровнях информационно-логической схемы, внедрялись более ускоренно, так как с их помощью будет формироваться информация, используемая процедурами на более низких уровнях. При этом необходимо принимать во внимание информационную взаимосвязанность выбранных первоочередных задач с другими; появление этого фактора обусловлено тем, что при проектировании автоматизированной информационной системы или ее совершенствовании учитывают не только трудоемкость и сроки вычислительных работ, но и необходимость интеграции условно-постоянных массивов. Дело в том, что некоторые несложные (и, может быть, даже экономически невыгодные) задачи все же необходимо решать на ЭВМ, поскольку их результаты необходимы для других расчетов.

Подавляющая часть сведений для проектирования процедур АСУП формируется на V и VIII этапах системного анализа.

Таким образом, от качества диагноза будет зависеть качество и скорость проектирования новых процедур АСУП, тем самым ускорится процесс адаптации системы управления к изменяющимся условиям функционирования предприятия.

1.2 Коммуникационный процесс

Часто случается так, что передаваемое сообщение оказывается неправиль­но понятым и, следовательно, обмен информацией - неэффективным. Джон Майнер, выдающийся исследователь в области управления, указывает, что, как правило, лишь 50% попыток обмена информацией приводит к обоюдному согласию общающихся. Чаще всего причина столь низкой эффективности состоит в забвении того факта, что коммуникация - это обмен.

В ходе обмена обе стороны играют активную роль. Обмен информацией происходит только в том случае, когда одна сторона «предлагает» информацию, а другая воспринимает ее. Чтобы было именно так, следует уделять пристальное внимание коммуникационному процессу.

Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми.

Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует выделить следующие стадии процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента.

1. Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и пере­дающее ее.

2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал, средство передачи информации.

4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

1. Зарождение идеи.

2. Кодирование и выбор канала.

3. Передача.

Эти этапы проиллюстрированы в приложении 2 в виде простой модели процесса коммуникаций.

Хотя весь процесс коммуникаций часто завершается за несколько секунд, что затрудняет выделение его этапов, необходимо проанализировать эти этапы, чтобы показать, какие проблемы могут возникать в разных точках.

Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи.

Важно помнить, что идея еще не трансформирована в слова или не приобрела другой такой формы, в которой она послужит обмену информации. Отправитель решил только, какую именно концепцию он хочет сделать предметом обмена информацией. Чтобы осуществить обмен эффективно, он должен принять в расчет множество факторов.

Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение.

Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Картина иногда достойна тысячи слов, но не при передаче сообщения по телефону. Подобным образом может быть неосуществимым одновременный разговор со всеми работниками сразу. Можно разослать памятные записки, предваряющие собрания небольших групп, для обеспечения понимания сообщения и приобщения к проблеме.

Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будет менее эффективен. Например, руководитель хочет предупредить подчиненного о недозволенности допущенных последним серьезных нарушений мер безопасности, и делает это во время легкой беседы за чашкой кофе или, послав ему записку по случаю. Однако по этим каналам, вероятно, не удастся передать идею серьезности нарушений столь же эффективно, как официальным письмом или на совещании. Подобным образом, направление подчиненной записки об исключительности ее достижения не передаст идею о том, насколько важен сделанный ею вклад в работу, и не будет в той же мере эффективным, как прямой разговор с последующим официальным письмом с выражением благодарности, а также с премией.

Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или большее число средств коммуникаций в сочетании. Процесс усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Тем не менее, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, только обмен письменной информацией.

Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций. В то же время, как мы видели, передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.

Декодирование. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование - это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информации на этом должен завершиться.

Однако по ряду причин получатель может придать несколько иной, чем в голове отправителя, смысл сообщению. С точки зрения руководителя, обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель.

Прежде чем говорить о различных препятствиях на пути обмена информацией, необходимо раскрыть две важные концепции - обратной связи и помех.

Обратная связь. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя.

Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией. Согласно ряду исследований двусторонний обмен информацией (при наличии возможностей для обратной связи) по сравнению с односторонним (обратная связь отсутствует), хотя и протекает медленнее, тем не менее, эффективнее снимает напряжения, более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений.

Шум. Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам подавлять шум. На языке теории передачи информации шумом называют то, что искажает смысл. Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном или невербальном оформлении) до различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации.

Определенные шумы присутствуют всегда, поэтому на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла. Обычно мы стараемся преодолеть шум и передать наше сообщение. Однако высокий уровень шума определенно приведет к заметной утрате смысла и может полностью блокировать попытку установления информационного обмена. С позиций руководителя, это должно обусловить снижение степени достижения целей в соответствии с передаваемой информацией. В приложении 1 процесс обмена информацией представлен как система с обратной связью и шумом .

1.3 Информационное обеспечение управления и его состав. Информационные потоки

Важнейшая особенность процесса управления заключается в его информационной природе. Организация реализации принятых решений проводится через систему методов воздействия на работников с использованием информации о ходе выполнения принятых решений (обратная информация). Чем точнее и объективнее информация, находящаяся в распоряжении системы управления, чем полнее она отражает действительное состояние и взаимосвязи в объекте управления, тем обоснованнее поставленные цели и реальные меры, направленные на их достижение.

Так как руководитель в своей работе опирается на информацию о состоянии объекта и создает в результате своей деятельности новую командную информацию с целью перевода управляемого объекта из фактического состояния в желаемое, то информацию условно считают предметом и продуктом управленческого труда.

Информация как элемент управления и предмет управленческого труда должна обеспечить качественное представление о задачах и состоянии управляемой и управляющей систем и обеспечить разработку идеальных моделей желаемого их состояния.

Таким образом, информационное обеспечение - это часть системы управления, которая представляет собой совокупность данных о фактическом и возможном состоянии элементов производства и внешних условий функционирования производственного процесса и о логике изменения и преобразования элементов производства .

Выделяют два уровня характеристики информационного обеспечения:

- элементный , т. е. совокупность данных, характеристик, признаков;

- системный , т. е. воспроизводящий взаимосвязи и зависимости между классификационными группами информации, реализуемый в виде информационных моделей.

При элементной характеристике информации изучаются состав информации, форма и виды носителей, их номенклатура.

Основные требования к качеству информации:

Своевременность;

Достоверность (с определенной вероятностью);

Достаточность;

Надежность (с определенной степенью риска);

Комплектность системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара, условиям по стадиям жизненного цикла товаров фирмы и конкурентов и т.д.);

Адресность;

Правовая корректность информации;

Многократность использования;

Высокая скорость сбора, обработки и передачи;

Возможность кодирования;

Актуальность информации .

При характеристике информационной системы исследуются движение информационных потоков, их интенсивность и устойчивость, алгоритмы преобразования информации и соответствующая этим объективным условиям схема документооборота.

Решения являются идеальным описанием желаемого состояния объекта и методов достижения этого состояния. Они представляют собой продукт ограниченного применения, так как направлены на конкретный объект в четко описываемых условиях. Качество решения как готового продукта проявляется опосредовано, в деятельности объекта, на который данное решение направлено.

При создании информационного обеспечения ориентируются на усредненную, выровненную потребность в информации руководителей и специалистов [см. пр. 7]. Особое место здесь занимает информация об управлении, в которой отражаются прогрессивные приемы и методы организации управления .

В процессе организации информации принципиальное значение имеет расчленение ее на условно-постоянную , выполняющую роль нормативно-справочной, и переменную . Оба эти вида информации на основе анализа классификационных связей организуются во взаимосвязанные блоки (модели), которые могут быть описывающими, т. е. характеризующими процесс в статике или динамике, компонентами, отражающими определенную типовую ситуацию.

Процесс формирования информационного обеспечения включает несколько этапов:

Описание состояния объекта, т. е. физическая фотография. Это предполагает набор технико-экономических показателей и параметров, характеризующих управляющую и управляемую системы, с соответствующей классификацией этих показателей;

Моделирование классификационных связей в информационных массивах с выделением причинно-следственных зависимостей, т. е. формирование частных статических моделей;

Отражение в информационных моделях динамики отдельных элементов и про­цессов, т. е. обоснование тенденций количественного и качественного изменения в производстве. При этом количественное изменение предполагает корректировку информации, а качественное изменение - ее частичную или полную перестройку;

Интегрированная информационная модель процесса производства, отражающая взаимосвязь и динамику локальных процессов и всего производства.

Порядок формирования определяет подход к анализу состава информации. Организация информации в значительной степени предопределяет порядок ее хранения, регистрации, обновления, передачи и использования. Четкая организация банков данных позволяет более полно обосновать направления движения, интенсивность потоков, закономерности ее преобразования, методику запросов и получения.

Таким образом, система информационного обеспечения-это совокупность данных о целях, состоянии, направлениях развития объекта и окружающей его среды, организованная во взаимосвязанных потоках сведений. Эта система включает методы получения, хранения, поиска, обработки данных и выдачи их пользователю.

2 МЕТОДИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИССЛЕДОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ

2.1 Методы исследования информационного обеспечения

Реализация требований предъявляемых к анализу организации управления, во многом зависит от качества и объема информации о состоянии анализируемого объекта. Информация должна быть необходимой и достаточной, объективно характеризовать организацию управления, используя количественно определенные характеристики.

Основными источниками получения сведений о сложившейся организации управления и тенденциях ее развития в настоящее время являются следующие.

Первый источник – данные отчетности и текущего года. Этот источник дает возможность выявить численность и состав работников, занятых в аппарате управления, величину издержек управления, стоимость организационной и вычислительной техники.

Второй источник – изучение директивной документации (приказы, распоряжения, протоколы совещаний, материалы по проверке исполнения, отчеты отдельных подразделений и т.п.).

Третий источник – специальные обследования. Этот источник является в настоящее время основным.

В настоящее время большое значение приобретают данные о загруженности материально-вещественных элементов системы управления. Объектом наблюдения в этом случае является отдельный объект – вычислительная машина, множительная установка, какой-либо документ.

Важным источником получения данных об организации управления является проведение специальных опросов работников аппарата управления или коллектива соответствующего подразделения управляемого объекта.

Названные источники информации не исключают друг друга. Они должны сочетаться, взаимодополняя и обогащая получаемый разными методами материал .

В настоящее время успешно используется несколько методик анализа информационного обеспечения. Они различаются принятыми характеристиками количества информации (символы, записи, графостроки, документы и т. п.), методами и инструментами анализа. Наиболее разработанными можно считать следующие методы.

1) Метод матричного моделирования процессов разработки данных, опробованный на машиностроительных предприятиях.

2) Графоаналитический метод исследования потоков информации, опробованный на металлургических заводах.

3) Описание потоков информации в виде графика типа дерева.

4) Метод схем информационных связей плановых расчетов.

5) Метод исследовательского анализа задач управления, разработанный на выявлении «коротких» потоков.

Эти методы исходят прежде всего из общей количественной характеристики информации.

Каждый из этих методов имеет свою область применения: одни удобны для описания информационных связей между подразделениями, другие – между группами задач, отдельными задачами и группами элементарных процедур.

Наиболее полное и детальное отражение и анализ потоков информации можно получить с помощью информационных моделей, которые разрабатываются как матричные модели . При этом используются различные матрицы – материальные процессы и документооборот, документооборот и состав решений и задач на конкретном уровне управления, по определенным группам задач, по разным уровням управления и др.

Чаще других используются модели в виде матриц и графов. Оба эти способа моделирования предполагают выделение в информационной системе в виде самостоятельных компонентов исходных, промежуточных и конечных данных. Это позволяет изучать их изолированно, что имеет принципиальное значение для исследования потребности во внешней и внутрипроизводственной информации.

Матричные модели потоков циркулирующей информации могут быть построены в различных вариантах, но в качестве базовых выступают матрицы размерностью «документ на документ», «показатель на показатель». При этом документы могут рассматриваться как единые блоки.

В классическом виде матричные модели предназначены для анализа классификационных связей. Но они приемлемы также для изучения основных характеристик информационного обеспечения управленческого аппарата, потому что позволяют показать различные группировки видов и источников информации и способствуют более полному выявлению фактической обеспеченности и возможности улучшения задач разного вида.

Графоаналитический метод исследования информационных потоков основан на представлении их информационного графа и анализа его матрицы смежности. Графы могут быть построены на уровне документов, на уровне компонентов (исходные, промежуточные и внешние данные) и на синтетическом уровне (исходные и промежуточные данные, внешние и функциональные результаты).

На основе графоаналитических моделей можно выявить число разновидностей исходной, промежуточной и результативной информации, используемой и получаемой в процессе решения задачи, частоту использования различных информационных данных, действительное использование каждого показателя в работе.

Имея графы основных задач и процедур, решаемых в процессе управления, можно получить матрицу смежности графов, показывающую взаимосвязь задач и документов, используемых в управлении. Граф каждой задачи и конкретного уровня управления позволяет установить рациональную информационную преемственность, возможность использования промежуточных и конечных результатов данной задачи для других.

Структурный граф может использоваться для расчета объема информации .

Эти методики анализа информационного обеспечения в совокупности позволяют рассматривать все стороны семантического аспекта анализа.

2.2 Графические и матричные методы исследования информации

Наиболее полно анализ информационного обеспечения может быть проведен при построении и анализе блок-схемы носителей информации в виде информационного графа.

При обосновании информационных потоков необходимо учесть:

Движение информации в рамках самого информационного обеспечения (от блока - к блоку);

Взаимосвязь и преемственность информации в технологических процедурах одной функциональной подсистемы и между самостоятельными функциональными подразделениями;

Иерархическую направленность движения информации;

Направленность и виды оформления выходной информации.

Для этой цели успешно используются информационные модели объектов и происходящих в них процессов. АСУП создает возможность перехода от построения информационных моделей для отдельных функций и элементов управления к построению информационной модели управления в целом и для предприятия.

Процедура подготовки к решению группы задач или отдельной задачи предполагает предварительное определение состава, последовательности и взаимосвязи структурных компонентов потоков информации, обеспечивающих процесс решения. К структурным компонентам потока можно отнести входные и выходные документы (функциональный уровень анализа), массивы исходной, промежуточной и выходной информации (элементный уровень анализа), рассматривая выделенные уровни самостоятельно или интегрируя их в единую схему.

Для фиксированных по составу и содержанию информационных потоков в объекте автоматизации, постоянном составе и взаимодействии элементов АСУ и алгоритмах задач структура потоков информации в системе будет в общем случае неизменна. Последовательности и взаимосвязи определяемых структурных компонентов потоков постоянны и могут быть найдены один раз. Для автоматизации процесса анализа информационных потоков необходимо создать соответствующую информационную модель. С этой целью удобно воспользоваться аппаратом теории графов .

Представим структурные компоненты потоков информации в виде вершин ориентированного графа G=(M,V), дуги которых отражают их связи между собой. Каждая пара вершин Mi и Mj соединена дугой, направленной от Mi к Mj только в том случае, если есть переход информации от Mi к Mj.

Используя свойства графов, можно получить ряд важных характеристик исследуемых потоков информации в системе.

Образуем степенные матрицы смежности R, R 2 ,…,R N и суммарную матрицу . Анализ матриц позволяет установить следующие свойства потоков. Порядок компоненты Mj определяется наибольшей длиной пути, соединяющего Mi с Mj. Он равен степени n матрицы смежности R n при которой . Максимальное значение порядка компоненты Mj определяется наибольший путь от Mi к Mj для всего информационного графа. Исходные данные выделяются при равенстве нулю суммы элементов j столбца матрицы смежности. При равенстве нулю суммы элементов i строки выделяются выходные данные. Значения и равны числу компонентов, соответственно входящих в Mj, и числу результатов, в которые входит Mi. Элемент r ij матрицы смежности степени n равен числу путей длиной n, связывающих Mi и Mj. Элементы r ij матрицыR сум дают полное число всех путей от Mi к Mj без укзания длины пути.

Элементы j столбца не равные нулю матрицы R сум, не равные нулю, позволяют выявить все компоненты, формирующие Mj на всех путях движения данных. Отличные от нуля элементы i строки указывают на результаты в формировании которых используется элемент Mi.

Используя матрицу смежности R и значение порядка можно определить длительность хранения компонентов, являющихся промежуточными по отношению к выходным.

Алгоритм анализа потоков информации представлен в общем виде в приложении 9. Модифицируя алгоритм, можно получить практически все характеристики по взаимодействию элементов в модели АСУ. Фрагмент реальной модели, иллюстрирующей объем и сложность взаимосвязей элементов системы, приведен в приложении 10. Для наглядности в него включены только отдельные массивы информации, и функциональные задачи. По этой причине на фрагменте выделены некоторые из наиболее существенных связей между элементами по входной и выходной информации.

Информационные графы и соответствующие им матрицы смежности можно использовать для определения объемов информации по задачам, группам задач, подсистемам, системе в целом и по любым другим структурным компонентам графа .

Как было показано выше объемы данных, вводимые в систему довольно велики, поэтому эффективная их организация на машинном уровне является актуальной. Анализ информации для получения исходных данных с целью построения или реконструкции созданного информационного фонда удобно проводить на рассмотренной графовой модели в рамках единого алгоритма анализа. Рекомендуется проанализировать следующие взаимосвязи:

Выявить число задач, в которых используется данный показатель. По этой информации рассчитывается коэффициент дублирования данных в случае организации отдельных массивов с исходными данными для каждой задачи;

Рассчитать матрицу совместной встречаемости пар показателей в задачах, элементы которой показывают число задач, в которых соответствующие показатели используются совместно. Такие показатели можно объединить и использовать в общем для них информационном массиве единого информационного фонда;

Определить число и перечень задач, в которых данный показатель встречается совместно с другими показателями, а также число и перечень показателей. Это позволит выявить группы показателей, которые используются только совместно и не используются порознь ни в одной задаче.

Процесс группировки показателей по задачам можно формализовать, вводя в рассмотрение коэффициент связи между группами. Коэффициент связи вычисляют по следующей формуле:

Финансовый отдел – входит – 35 форм, выходи - 34 формы документов, что составляет 13 % на входе и 12,7 % на выходе;

Планово-экономический отдел – входит – 32 формы, выходи – 32 формы, что составляет 12 % на входе и 12 % на выходе;

Отдел маркетинга - входит – 44 формы, выходи – 41 форма, что составляет 16 % на входе и 15 % на выходе;

Производственно-диспетчерский отдел – входит – 31 форма, выходит – 22, что составляет – 12 % на входе и 8 % на выходе.

Схемы движения документов в данных подразделениях представлены в приложении.

Таким образом, видно, что на входе в отделы информационные потоки более загружены, чем на выходе. Это свидетельствует о том, что функциональные подразделения перерабатывают входящую информацию, возможно, упрощая ее. Для того, чтобы проследить, как подразделения обрабатывают и используют, поступающую к ним информацию более подробно, исследуем информационные потоки в планово-экономическом отделе.

3.2 Построение графической и матричной модели документооборота

Система документооборота на предприятии является отображением его производственно-хозяйственной деятельности. По мере совершенствования производства меняется документооборот. Это изменение выражается в появлении новых (или ликвидации существующих) форм документов и изменение маршрутов их движения.

Для проведения анализа системы обработки данных представляется целесообразным разделить все циркулирующие на предприятии документы на три основные группы: плановые, фактические (отчетные), нормативные.

Матричная модель (см. приложение) движения информации в планово-экономическом отделе ОАО «Электроагрегат» по формам документов показывает, что основная деятельность подразделения в данном бизнес-процессе, связанная с планированием, направлена на выработку основных документов, которые передаются в финансовый отдел и бухгалтерию, отдел внешних связей, ООТиЗ и ОИХиО.

Например, в финансовый отдел поступает - 4 формы плановых документов, в бухгалтерию – 3, в отдел внешних связей – 3, в ООТиЗ – 3, в ОИХиО – 3 формы документов.

Для проведения более дательного анализа документооборота для ПЭО необходимо на основе Матрицы движения документов в бизнес-процессе от заключения договора до сбыта продукции см. приложение построить таблицу движения информации см. приложение .

Хотя между подразделениями и существуют тесные взаимосвязи, которые усложняют (запутывают) процесс движения документации при решении задач, все же основной поток данных поступает из ПЭО в финансовый отдел. Важно отметить, что необходимо наличие не только связей между функциональными подразделениями, но и так называемых обратных связей. Это объясняется следующими факторами:

Обособленностью подразделений в решении планово-экономических задач;

Децентрализованным использованием нормативов для решения задач различных уровней планирования.

Это приводит к тому, что в процессе функционирования каждому подразделению приходится решать плановые задачи. Однако основные задачи деятельности предприятия определяются планом производства на год и планом производства на месяц.

Для разработки и утверждения производственного плана в ПЭО представляют информацию:

Управление маркетинга и сбыта (УМиС) – проект номенклатурного плана производства,

Техническое управление (ТУ) – проекты планов по реконструкции и техническому перевооружению, подготовке производства и освоению новых и модернизируемых видов изделий; техническому перевооружению и приобретению оборудования; охране окружающей среды; смете по расходу на энергоносители, водоотведению, услуги связи и ремонт оборудования,

Управление качеством (УК) – сметы расходов по лицензированию и сертификации продукции и СК,

Управление по кадрам и режиму (УКиР) – сметы расходов на техническое обучение и расходов по содержанию ВОХР,

Отдел капитального строительства (ОКС) – проект плана капительного строительства и ремонта.

Годовой и месячный план производства предоставляется:

Исполнительной дирекции (ИД),

Техническому управлению (ТУ),

Производственному управлению (ПУ),

Управлению маркетинга и сбыта (УМиС),

Финансово-экономическому управлению (ФЭУ).

Схема выполнения работ при разработке и утверждении плана производства представлена в приложении .

В процессе разработки и утверждения производственного плана используется 13 форм документов, которые поставляют функциональные подразделения и службы, названные выше.

Документы, используемые при разработке плана производства:

Проект плана производства,

План освоения новых и модернизированных изделий,

План реконструкции, технического перевооружения и приобретения оборудования,

Справка о планировании затрат на охрану окружающей среды по отделу ООТ,

Смета расходов на энергоносители, водоотведение, услуги связи, ремонт оборудования подрядными органами,

План предполагаемых затрат на проведение сертификации работ,

Смета расходов по профессионально-техническому обучению кадров головного завода ОАО «Электроагрегат»,

Смета расходов на содержание ВОХР,

Проект плана капитального строительства и ремонта зданий и сооружений,

План по основным технико-экономическим показателям,

Проект плана (месячный),

Цена на изделие заводов конкурентов.

3.3 Обоснование направлений совершенствования информационных потоков

Для более детального анализа информационных потоков в ПЭО отделе вычислим коэффициент непрерывности информационных потоков для составления месячного плана производства.

Коэффициент непрерывности информационных потоков (1), где t у.нор, t у.факт - длительность управленческого цикла, рассчитанного по сроку прохождения документа, нормативная и фактическая.

Месячный план производства должен быть составлен до 25 числа предшествующего планируемому месяцу месяца. Однако на практике возникают определенные трудности при разработке очередного плана производства. Например, постановления вышестоящих организаций.

К нур на январь=30дней/34дней=0,89,

К нур на февраль=31дней/35дней=0,89,

К нур на март=31дней/35дней=0,89,

К нур на апрель=31дней/32дней=0,97.

К нур за Iквартал=(0.89*3+0.97)/4=0.91.

Исходя из определенного коэффициента непрерывности информационных потоков для каждого месяца, видно, что он более или менее стабилен для первых трех месяце, хотя близок к 1, но не равен. Это в целом благоприятная тенденция, так как информационный поток является непрерывным, хотя и ПЭО, как видно, запаздывает с принятием плана производства на следующий месяц (). Однако уже в апреле месяце план принят всего на 1 день позже положенного. Это говорить о том, что, возможно, с начала года были внесены некоторые изменения в методику составления плана, которые вызывали затруднения в течение 3 месяцев. Но эти вопросы были успешно разрешены. В целом за квартал коэффициент непрерывности информационных потоков имеет вполне приемлемое значение.

Коэффициент оперативности управления

(2), где –

D 1 ,D 2, D 3 – установленный срок исполнения для соответствующих документов;

К 1 ,К 2 ,К 3 – отставание от принятого срока исполнения документов в днях;

d 1 ,d 2 ,d 3 – удельный вес документов конкретного вида.

За год для составления годового плана разрабатывается 13 форм документов в год. Периодичность заполнения документов (3), где Д – количество документов, разрабатываемых для составления годового плана производства в год; d ij – кол-во i-го документа j-й периодичности, разрабатываемый за период; n j – количество периодов в году. Таким образом, количество документов, разрабатываемых для составления плана производства равно 13.

База отдых «Оазис» расположена на берегу моря, в центре курортной зоны, построена в 2001г., территория 3 га, охраняемая, корпус рассчитан на 200 мест, функционирует круглый год. Ежегодно в номерах проводится косметический ремонт.

В пансионате имеется бесплатная автостоянка, междугородные телефоны-автоматы, предусмотрены индивидуальные ячейки для хранения ценностей.

На расстоянии легкой пешеходной прогулки многочисленные курортные магазины, кинотеатр, аттракционы, казино, дискотеки, ночные клубы, собственный оборудованный пляж.

В сервисном бюро базы отдыха можно заказать трансферт, приобрести билет на экскурсию или концерт, а также получить всю необходимую информацию о городе и отдыхе.

Основными направлениями деятельности являются:

оздоровительный семейный отдых;


деловой туризм;


специализированные туры отдыха;


реабилитация и предсезонная подготовка спортсменов;


Расчетный час - 8 часов утра.


Могут быть предоставлены номера эконом — класса: одно-, двух-, трехместные, с телевизором и холодильником в каждом номере, номера блочного типа - идеальный вариант для семьи из 4-х человек со взрослыми детьми, также номера «люкс», одно — или двухкомнатные, с индивидуальной системой кондиционирования и всеми возможными удобствами: комфортной функциональной мебелью, телевизором с подключением к спутниковому телевидению, мини-баром, просторной ванной комнатой.


К услугам отдыхающих:


оборудованный пляжный комплекс: лежаки, кабины для переодевания, аэрарий, душевые кабины, туалет, пляжный бар, прокат водного транспорта


теннисный корт с искусственным покрытием


волейбольная площадка;


баскетбольная площадка;


библиотека;


бесплатная автостоянка;


сауна;


парикмахерская;


конференц-зал на 100 мест;


благоустроенный пляж;


организация трансферта;


познавательные экскурсии и поездки.


Целями деятельности Общества являются извлечение прибыли и расширение рынка товаров услуг.


Предприятие имеет гражданские права и нести гражданские обязанности, необходимые осуществления любых видов деятельности, не запрещенных действующим законодательством и его Уставом.


Высшим органом общества является общее собрание участников общества. Общее собрание участников может быть очередным или внеочередным.


Органом контроля за финансово-хозяйственной деятельностью Общества является ревизионная комиссия.


Руководство текущей деятельностью Общества осуществляется единоличным исполнительным органом общества. Исполнительным органом является директор подотчетный в своей деятельности общему собранию участников общества. Единоличный исполнительный орган без доверенности действует от имени Общества, в том числе представляет его интересы, совершает сделки, утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками Общества.


На базе отдыха работают 41 человека:


директор;


заместитель директора по хозяйственной части;


главный бухгалтер;


менеджер по маркетингу (менеджер по продаже путевок);


бухгалтер;


секретарь машинистка;


медицинская сестра;


сестра-хозяйка;


культорганизатор;


кладовщик;


четыре администратора;


три горничных;


две уборщицы;


прачка;


шеф-повар;


два повара;


три официантки;


три кухрабочих;


три посудомойки;


электрик;


сантехник;


плотник;


три водителя;


садовник.


Организационную структуру предприятия можно подразделить на 4 отдела:


1) финансовый отдел;


2) хозяйственный отдел;


3) столовая;


4) отдел бытового обслуживания отдыхающих.


Каждый из отделов имеет свою структуру и выполняет определенные функции.


Ниже приведена схема организации управления отделов пансионата.





Как видим организационно-управленческая структура ООО «База отдыха «ОАЗИС» относится к линейно-функциональной структуре управления.


Миссия ООО «База отдыха «ОАЗИС» – завоевание определенной доли рынка рекреационных услуг черноморского побережья Краснодарского края.


2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПОТОКИ НА ПРЕДПРИЯТИИ


Информационные обмен на исследуемом предприятии в целом можно представить в виде схемы (рис. 2).





Информация выступает как основа процесса управления. Посредством информации осуществляются циклически повторяющиеся стадии процесса управления получения, переработки сведений о состоянии управляемого объекта и передачи ему управляющих команд. Следовательно, с помощью информации реализуется связи между субъектом и объектом или между управляющей и управляемой частями общей системы управления. Таким образом, все виды информации, необходимые для управления, составляют информационную систему.


Управленческая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности организации в информации разных управленческих уровней или центров принят решений.


Важными задачами внутрифирменной системы информации являются:


– определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;


– определение основных направлений развития технологии обработки информации;


– координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по фирме делом.


Внутрифирменная система информации выполняет следующие функции:


– определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации;


– определение потребностей в технических средствах фирмы в целом и каждого управляющего для обеспечения всей необходимой информацией;


– определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации;


– обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;


– разработка программных средств, прикладных программ.


При организации информационного обеспечения принципиальное значение имеет распределение информации на прямую, т. е. командную, исходящую от управляющей системы, и обратную, отражающую реакцию управляемого объекта на происходящие изменения и реализуемые управленческие решения.


3. ДОКУМЕНТООБОРОТ НА ПРЕДПРИЯТИИ


Документооборот представляет собой последовательность этапов движения документов, начиная от момента их создания или получения и заканчивая моментом завершения их исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение. Форы используемых первичных учетных документов и регистров, систему обработки информации и приемы организации документооборота утверждает руководитель предприятия.


График документооборота составляется в виде схемы, перечня работ или схемы информационных потоков, отражающих движение документов в рамках структурных подразделений предприятия с указанием их исполнителей, взаимосвязи и сроков выполнения работ. Для каждого предприятия график разрабатывается с учетом его особенностей, что способствует рациональному распределению обязанностей между работниками, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, своевременности составления отчетности. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.


В табл. 1
приведен перечень документов» участвующих в документообороте конкретного предприятия.


На рис. 3 приведена схема информационных потоков предприятия.


Особенности документооборота на предприятии:


– для отслеживания потоков документов ведутся регистрационные журналы и карточки: журнал регистрации договоров, актов ввода» приема и передачи основных средств и нематериальных активов, журнал учета выданных доверенностей, регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и платежных ведомостей, регистрации нормативных документов, принятых к исполнению, и другие;


Таблица 1


Документы предприятия


Идентификатор документа	Наименование документа
	Требование-накладная
	Приходный ордер
	Накладная на отпуск материалов на сторону
	Материальный отчет по складу
	Приемосдаточная накладная
	Накладная
	Отчет по товарному складу
	Плановая калькуляция на сданную продукцию
	Калькуляция себестоимости
	Перечень работающего оборудования
	Снятие остатков незавершенного производства
	Счет-фактура
	Счет-фактура от поставщика
	Платежное поручение
	Выписка банка
	Табель
	Книга распоряжений
	Приказ
	Больничные листы
	Показатели на премию
	Отчет по расходу энеогоресурсов
	Журнал-ордер № 6
	Журнал-ордер N11
	Отчет о выплатах
	Отчет о результатах финансово-хозяйственной деятельности




– движение документальных потоков происходит преимущественно по вертикали - от руководителя к исполнителям и от исполнителя к руководителям; функции руководителей и исполнителей состоят в непосредственной работе с документами, а функции персонала, занимающегося делопроизводством, в отслеживании их действий;


– бухгалтерские документы в силу своей специфичности не подлежат централизованной регистрации, а сразу передаются на исполнение в бухгалтерию;


– поступающие в бухгалтерию документы подлежат проверке по форме и содержанию, систематизируются по датам совершения операций, оформляются мемориальными ордерами (накопительными ведомостями), содержащаяся в них информация может накапливаться в учетных регистрах;


– используемые программные средства призваны обеспечивать сокращение объема бумажного документооборота и снижение рутинных операций по обработке документов.


– имеет место выраженный отказ от использования бумажных носителей информации.


В качестве автоматизации документооборота и деятельности предприятия на нем используется программа «1 С Бухгалтерия» версия 8.0.


В 1C:Бухгалтерии 8.0 хранится полная информация о контрагентах (контактная информация, банковские счета, регистрационные коды) и сотрудниках организации (паспортные данные, индивидуальные коды, должность, размер оклада).


1С:Бухгалтерия 8.0 автоматически формирует различные формы бухгалтерской и налоговой отчетности, которые можно напечатать или сохранить в файл для передачи в ИФНС.


Для оперативного анализа состояния учета в 1С:Бухгалтерии 8.0 предусмотрены различные отчеты: оборотно-сальдовая ведомость, шахматка, анализ счета, карточка счета и другие. Каждый отчет настраивается для получения только необходимой информации. Например, чтобы посмотреть поступление на склад вентиляторов всех марок, в оборотно-сальдовой ведомости по счету 41.01 «Товары на складах» можно установить отбор по товарам, наименования которых содержат слово «вентилятор».


1С:Бухгалтерия 8.0 существенно упрощает подготовку бухгалтерской и налоговой отчетности. Например, для формирования бухгалтерского баланса достаточно указать организацию и отчетный период. Все показатели программа заполнит сама! Подготовленные отчеты сохраняются в программе, что позволяет легко вернуться к ним в последующие периоды. Показатели отчетов можно корректировать вручную, программа запомнит все внесенные вами изменения.


Сформированные в 1С:Бухгалтерии 8.0 платежные документы легко выгружаются в программу типа «Клиент банка». Так же просто загрузить полученную из банка информацию о входящих платежах. Обмен данными с 1С:Бухгалтерией 8.0 поддерживают около 700 кредитных организаций.


«1С:Бухгалтерия 8.0» - универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности. Это готовое решение для ведения учета в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности: оптовую и розничную торговлю, комиссионную торговлю (в том числе субкомиссию), оказание услуг, производство и т.д.


Бухгалтерский и налоговый учет реализованы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. В состав конфигурации включен план счетов бухгалтерского учета, настроенный в соответствии с Приказом Минфина РФ «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» от 31 октября 2000 г. № 94н.


Методика бухгалтерского учета обеспечивает одновременную регистрацию каждой записи хозяйственной операции как по счетам бухгалтерского учета, так и по необходимым разрезам аналитического учета, количественного и валютного учета. Пользователи могут самостоятельно управлять методикой учета в рамках настройки учетной политики, создавать новые субсчета и разрезы аналитического учета.


«1С:Бухгалтерия 8.0» обеспечивает решение всех задач, стоящих перед бухгалтерской службой предприятия, если бухгалтерская служба полностью отвечает за учет на предприятии, включая, например, выписку первичных документов, учет продаж и т.д. Кроме того, информацию об отдельных видах деятельности, торговых и производственных операциях, могут вводить сотрудники смежных служб предприятия, не являющиеся бухгалтерами. В последнем случае за бухгалтерской службой остается методическое руководство и контроль за настройками информационной базы, обеспечивающими автоматическое отражение документов в бухгалтерском и налоговом учете.


Данное прикладное решение также можно использовать только для ведения бухгалтерского и налогового учета, а задачи автоматизации других служб, например, отдела продаж, решать специализированными конфигурациями или другими системами.


Предметная область, автоматизируемая «1С:Бухгалтерией 8.0», иллюстрируется следующей схемой.





Рис. 4. Схема применения программы 1С Бухгалтерия


«1С:Бухгалтерия 8.0» представляет собой совокупность платформы «1С:Предприятие 8.0» и конфигурации «Бухгалтерия предприятия». В «1С:Бухгалтерии 8.0» заложена возможность совместного использования с прикладными решениями «Управление торговлей» и «Зарплата и Управление Персоналом», также созданными на платформе «1С:Предприятие 8.0».


4. ОРГАНИЗАЦИОННО-ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ


Офисная техника — неотъемлемая часть технического оборудования любого офиса. Слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.


К офисной технике в широком смысле можно отнести любые технические средства, облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей и авторучек и кончая компьютерами и их сетями. К офисной технике в узком смысле относят лишь технические средства, используемые в бумажном делопроизводстве, и средства административно-управленческой связи.


Офисная организационная техника (оргтехника) — технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.


Средства оргтехники для офиса исследуемого предприятия включают в свой состав, такие устройства и оборудование: два персональных компьютера, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, проекционная аппаратура, ламинатор, машина для уничтожения документов, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, два сейф, тележка, др.


Ламинатор – машины для защиты документов от влаги, пыли, масла и от небрежного хранения путем нанесения на поверхность документа защитного покрытия. Документ вставляется в машину, где он подвергается термообработке, в результате которой на документ наносится с двух сторон защитная пленка, или на поверхность документа просто приклеивается липкая прозрачная пленка. Ламинировать целесообразно ценные бумаги, объявления, обложки книг и отчетов, меню и многие другие документы. На предприятии применяется Ламинатор Fujipla LPD 2315 офисный, 230 мм. (А4), Япония


В качестве брошюровальной машины устройства для автоматической фальцовки и скрепления брошюр с помощью металлических скрепок используется брошюровальная машина DC Mini HF скрепляет дважды внакидку блоки формата АЭА4, брошюрует до 100 страниц формата А4А5. производительность до 1500 брошюр в час имеет интерфейс с листоподборщиком; машина DC Mini SR скрепляет подобранные блоки слева вверху и может пробивать боковые отверстия пол скоросшиватель.


Машина для уничтожения секретных и конфиденциальных документов путем их мельчайшего разрезания и микроизмельчения снабжены автоматическим приводом и контейнерами для уничтожаемых документов и отходов в виде бумажной пыли. На исследуемом предприятии используется Шредер HSM 100-5.8 персональный загрузка 225 мм, секретность 2, частица 3,9/5,8 мм.


Операции копирования и размножения документов (статей, объявлений, рекламных проспектов и др.) весьма распространены в деловом бизнесе и других областях трудовой и общественной деятельности. Для целей копирования и размножения документов используются специальные технические средства. В качестве копировального автомата на предприятии используется Копир SHARP AP 5316 формата А3/А4, цифровой МФУ, 16 коп/мин.


На предприятии в бухгалтерии и в кабинете директора установлены компьютеры P4-631-3000 / 512DDR / 82.3 Gb / 3.5″/ As P5V800-MX / 350W / 52x, которые соединены в одну сеть. На компьютерах установлены модемы Модем ACORP 56.0K Sprinter@56k (fax, голосовой, V92).


Компьютер с факс-модемом работает намного надежнее и устойчивее телефакса, обеспечивает много дополнительных сервисных услуг: существенно более удобная и эффективная автоматизация подготовки текстов факса с использованием всего арсенала компьютерных средств, интеграция с электронной почтой, телексом и базой данных компьютера, наличие больше объемной электронной справочной книги, содержащей самую разнообразную полезную информацию, разграничение права доступа сотрудников и внешних абонентов к факсу, контроль прохождения корреспонденции, подробная статистика работы с факсом и т. п.


Кроме того, в бухгалтерии и в кабинете директора установлены лазерные принтеры Принтер HP Laser Jet 1018 600х1200 dpi,12 стр/мин, 2Mb, нагрузка 3000 стр/мес, лоток 150 л, которые позволяют распечатывают различные документы.


На предприятии используются факсимильные телефонные аппараты Panasonic KX-FP 218 (А4, белый, на обычной бумаге, сканер-копир, автоответчик, прием без бумаги).


В качестве телефонных аппаратов используются Телефон Panasonic 2350 Flash, Redial.


5. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ


Автоматизация делопроизводства предполагает автоматизацию подготовки документов предприятия, регистрацию и учет поступающих в организацию документов, прохождение внутренних документов, а также контроль за их исполнением.


Хорошая организация документооборота помогает своевременному прохождению документов по подразделениям организации и равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, способствует эффективному управлению предприятия. Автоматизация служб делопроизводства обеспечивает увеличение объема выполняемой работы, и уменьшение затрачиваемого для этого времени.


Документооборот организации представлен потоками документов различных категорий, схема движения которых разрабатывается руководителем службы делопроизводства.


Автоматизированные технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству учреждения.


Современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности и документационного обеспечения управленческой деятельности предприятий поддерживают полный жизненный цикл документа.


Поступивший извне документ сначала должен быть зарегистрирован. После этого документ начинает движение по организации. Он попадает к должностным лицам, которые решают кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу.


Резолюции накапливаются и детализируются до тех пор, пока документ не попадает к исполнителям. После завершения работы над документом он списывается в дело. Далее документ либо передается на архивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранения, принятыми в организации.


Для ускорения подготовки часто повторяющихся видов документов пользуются банком текстовых заготовок. Он содержит унифицированные формы (бланки) и тексты документов согласно Государственной системе документационного обеспечения управления. В них также могут включаться и повторяющиеся тексты документов, постоянные части в тексте, названия должностей, фамилии и адреса постоянных авторов и корреспондентов, юридические текстовые формулы, придающие документам юридическую силу и правовой характер и т.д. Подготовленный на основании таких заготовок документ, с необходимыми реквизитами, затем отправляется по адресу.


Поступающие в организацию, а также исходящие документы
подлежат обязательной регистрации (кроме копий документов, поступающих для сведения и рекламно-поздравительных извещений).Все документы организации регистрируются централизованно. Исключение составляют организации, имеющие территориально обособленные структурные подразделения или очень большой годовой документооборот. Для автоматизации регистрации создается база данных и информационно-поисковая система, позволяющая проследить все документы учреждения и места их нахождения в данный момент времени, состояние исполнения и контроль сроков исполнения документов.


Информационный поиск в базе документов организации происходит с помощью включенных в нее реквизитов на соответствующей регистрационной карточке реквизита. Регистрационная карточка - это электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки. Регистрационные карточки, упорядоченные в соответствии с правилами документооборота, составляют электронный аналог картотеки.


Регистрационная карточка является основной единицей хранения в базе данных системы и заводится в момент регистрации документа. Заведение регистрационной карточки сводится к заполнению ее реквизитов.


К таким реквизитам относятся:


входящий регистрационный номер и дата документа (дата по
ступления регистрируемого документа). Этот номер и дата должны быть указаны в регистрационном штампе документа;


Номер и дата поступающего в регистрацию документа;


наименование вида документа;


адрес получателя или отправителя (организации, должностного или частного лица);


количество листов и экземпляров; срок исполнения документа;


шифр исполнителей (подразделения, на которое возложено


исполнение документа);


содержание документа.


Реквизиты «шифр исполнителей» и «содержание документа» проставляются на основании соответствующих классификаторов.


При регистрации документы делят на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, т.е. имеет отличные от других групп правила формирования регистрационного номера и, как правило, различный набор реквизитов. Обычно системами автоматизации делопроизводства поддерживаются три базовые группы: - входящие;


исходящие (и внутренние);


• письма и обращения граждан.
  

  Некоторыми системами допускается разбиение каждой из групп документов на произвольные подгруппы, объединяющие документы по общему тематическому признаку, признаку подразделений или признаку переписки. Каждую из подгрупп, в свою очередь, можно разбивать на более мелкие подгруппы и так далее. Разбиение на подгруппы определяется правилами документооборота в организации, а их состав и правила формирования регистрационных номеров хранится в системном справочнике групп документов.
  

  Регистрация и учет внутренних документов определяются Инструкцией по делопроизводству организации.
  

  По мере исполнения соответствующие документы могут выводиться из оперативной информационной базы и храниться в архивном банке документов. Остаются только акты, имеющие нормативно-правовой характер.
  

  В целом, современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности в той или иной мере обеспечивают:
  

  Регистрацию всей поступающей корреспонденции (включая
  

  письма и обращения граждан); V регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних
  

  документов организации;
  

  ввод резолюции, отчетов об исполнении, согласование (визирование) документов;
  

  списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
  

  контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, а также резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;
  

  поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации.
  

  Нами предлагается на предприятии для организации работы с документами использовать программу «Эффект Офис». По мнению специалистов фирмы «Га-рант-Интернешнл», разработавших эту систему, введение единого корпоративного стандарта на работу с документами позволит достичь нескольких целей:
  

  Повысить эффективность работы офиса - унифицированный внутренний документооборот организации сократят время на выполнение поставленных задач;
  

  Усилить уровень контроля за работой персонала - руководитель будет информирован, как и какие задачи, решают его сотрудники, каковы сроки завершения решения я форма представления результатов решения; о снизить издержки на обслуживание компьютерного парка и минимизировать затраты на содержание архива. При внедрении системы вначале строится модель структуры предприятия, включая всех сотрудников, участвующих в документообороте, составляется и вводится список всех возможных типов документов, их параметров и статусов. Далее вводятся сами документы и обозначаются все возможные их связи с конкретными сотрудниками предприятия, проходя через которых документы могут менять статусы и сроки. В результате все сотрудники работают в едином информационном пространстве. Система позволяет работать с широким кругом приложений. Встроенный сервер «Эффект Почта» максимально упрощает процесс отправки/приема электронной почты.
  Инновационная деятельность в системе управления предприятием Анализ системы управления предприятием Система управления предприятием

  2014-02-06

Для удобства изучения материала статью разбиваем на темы:

Вторичные (журнал учета приходные ордеров и др.).

Обязательные реквизиты в первичных документах:

Наименование документа;

Дата составления документа;

Наименование организации, от имени которой был составлен документ;

Содержание операции;

Измерители операции в натуральном и денежном выражении;

Наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее выполнения;

Личные подписи указанных лиц

Путь перемещения документа в процессе его обработки; упорядоченный список исполнителей, которых документ в течение своего жизненного цикла, называется маршрутом документа.

Понятие документооборот можно трактовать как:

Движение документов в пространстве и во времени с момента их создания или получения до завершения исполнения ши отправки;

Перемещение и (или) совместная обработка информации сотрудниками подразделений на предприятии, а также предприятием, его подрядчиками и логистическими партнерами.

Информационная готовность определяется способностью предприятия предоставлять запрашиваемы потребителем данные на всех стадиях выполнения заказа. Информационная готовность рассчитывается как отношение числа быстрых и точных ответов на запросы к общему числу запросов за определенный промежуток времени.

Цели создания и функции информационной системы

Комплекс программно-аппаратных средств, регламентов их функционирования, а также персонала, реализующего все и информационные потоки предприятия, направленный на адекватное информационное обеспечение и повышение эффективности процесса управления.

Выделим основные цели создания информационной системы:

Обеспечить выживаемость и дееспособность предприятия;

Обеспечение работникам нормального трудового процесса;

Устранение неразберихи в получении информации и ее использовании;

Расширение функций предприятия в соответствии с требованиями рынка.

Потребителей информационной системы можно классифицировать как:

Внутренние — подразделения маркетинга, отдел снабжения и сбыта, склад, разработчики изделий и технологий, управленческое звено предприятий;

Внешние потребители и поставщики информации: потребители продукции, поставщики сырья й комплектующих, посредники, предприятия конкуренты, инвесторы, рекламодатели.

Основные принципы построения информационной системы:

Иерархия (подчиненность задач и использования источников данных);

Принцип агрегированности данных (учет запросов на разных уровнях);

Избыточность (построение с учетом не только текущих, но и будущих задач);

Конфиденциальность;

Адаптивность к изменяющимся запросам;

Согласованность и информационное единство (определяется разработкой системы показателей, в которой исключалась бы возможность несогласованных действий и вывод неправильной информации);

Открытость системы. Логистическая информационная система отличается от любой другой информационной системы функциональной наполняемостью и уровнем интеграции информационного пространств. Главной ее особенностью является интеграция в едином информационном пространстве трех основных составляющих потока товародвижения: поставки, производства и потребления.

Благодаря функционированию системы управления предприятием достигается выполнение целей определенного уровня. Обычно принято выделять четыре уровня лестницы целей организации (естественно, для достижения целей каждого уровня необходима определенная (информация).

Информация для выработки стратегии и политик для предприятия

Информационная логистическая система действует в следующих режимах:

Информационно-справочный режим;

Режим сортировки и группировки;

Аналитический режим выдача аналитических сведений и документов по результатам обработки двух более характеристик разной принадлежности;

Расчетный режим (выполняются расчеты по заранее формализованным моделям и зависимостям);

Советующий режим (выдается несколько решений на основе формализованных и интуитивных методов);

Обучающий режим;

Оптимизационный.

Информационные системы любой функциональной направленности невозможно рационально организовать без технических средств, которые в свою очередь являются неотъемлемой частью современного предприятия. К ним можно отнести: средства составления, копирования, размножения текстовых документов; средства графических работ и счетных операций; средства связи и многое другое.

Выбор того или иного способа организации системы информационного обеспечения зависит от многих факторов, и прежде всего от размеров организации, существующих в ней бизнес процессов, наличия свободных .

Разработка и внедрение информационных систем

Институт развития информационного общества ИРИО провел в Москве исследование, целью которого было определение уровня развития информационных технологий. Имеется информация и из регионов России. При сопоставлении этих данных с данными о положении в Европейском союзе можно оставить представление о масштабах нашего отставания и его причинах. В результате проведенного ИРИО исследования стало ясно, что в Москве на 55% предприятий большая часть персонала пользуется компьютерами и на 26% имеет доступ в интернет. Среднероссийские показатели составляют соответственно 33,8% и 5,8%. В ЕС персональные компьютеры используют в среднем 49% сотрудников компаний. Приведенные выше показатели свидетельствуют о том, что основными элементами информационно-коммуникационных технологий (компьютеры на рабочих местах, файловый сервер, электронная почта, выход в интернет) предприятия располагают. Однако Их применение не дает принципиально новых возможностей по сравнению с традиционными методами. Успешные же компании обычно внедряют просто информационные технологии.

При разработке информационных систем :

Особое внимание уделяется методам измерения и сравнения логистических показателей, а также методам управления ими;

Разрабатываются формализованные и всеобъемлющие системы оценки результатов обслуживания потребителей;

Устанавливаются нормативы для каждого вида логистических процедур на протяжении всего процесса обслуживания потребителей;

Создаются так называемые хранилища данных, являющиеся интегрированными элементами информационных систем предприятий. Основная цель создания таких хранилищ — облегчить доступ к данным всем менеджерам предприятия, а также потребителям и поставщикам;

Системы оценки и контроля интегрируются с системами обслуживания заказов и планирования, включая прием и обработку заказов, планирование логистических операций, управление запасами планирование производства, складирование и транспортировку.

Определиться с предприятия, т. е. понять, что мы имеем, что хотели бы иметь в ближайшем будущем, и разработать положение об организационной структуре предприятия;

Разработать механизм финансово-экономического управления предприятием в целом, в том числе разработать положение о финансовой структуре, определить центры финансового учета и финансовой ответственности;

Выделить основные логистические цели предприятия (в зависимости от необходимости решения задач, стоящих перед информационной системой): направления бизнеса, финансовые, технологические, информационные и материальные потоки; оценить документооборот;

Разработать механизмы организации и оперативного управления цепями поставок: стандарты, формы учета и контроля, управленческой отчетности;

Сформировать технологию цепями поставок, систему финансового планирования и контроля, а также систему финансового анализа.

В настоящее время в России имеются информационно управляющие системы: АСУ отдельных складов, системы управления обеспечения материалами и комплексные системы управления цепочек поставок. Наиболее целесообразно при выборе систем управления отдавать предпочтение комплексным информационно-управляющим системам, которые обеспечивают наибольший экономический эффект для предприятия.

Особенность этой системы в том, что она автоматизирует не только отдельные склады, на и всю цепочку поставок. Ее основой служит центральный модуль, на который могут замыкаться несколько десятков сотен АСУ отдельных складов и производственных предприятий. Отдельные системы, установленные на удаленных расстояниях друг от друга складах и предприятиях, обмениваются между собой и с центральным модулем по внутреннему протоколу с использованием сервера. Интерфейс позволяет обмениваться этим системам достаточно компактным объемом информации, что очень важно при сегодняшнем состоянии и ценах на сетевые услуги и при использовании коммутированного доступа к этим услугам. Передаваемая информация включает в себя и словесные сообщения, и электронные документы, команды, подтверждение действий, данные о складских запасах, объемах поступления, и выдачи груза. В центральном модуле происходит накопление первичных статистических данных и прогнозирование потребностей и отгрузок с учетом сезонных колебаний потребностей товаров.

Приведем пример, как действует механизм пополнения товарного запаса в магазинах торговой сети Пятерочка.

Из интервью руководителя дирекции логистики сети универсамов Пятерочка Александра Лайцева: Существуют некая ассортиментная матрица, составляющие которой — определенные товары,— в определенном объеме должны присутствовать в наших торговых точках. Ответственность за их наличие несет управляющий магазина. Информационная система в автоматическом режиме постоянно анализирует запасы, и когда остаток какого-то товара подходит к критической точке, предлагает управляющему магазина сделать заказ. Естественно, это происходит ежедневно, и каждый день заказываются разные товары. Пока что — на данном этапе — рекомендации информационной системы можно и нужно корректировать, потому что программа пока еще не знает всех наших любимых праздников и не может рекомендовать заказать конфеты ко дню учителя или сковородки к 8 Марта. Не смотря на это, уже сейчас нашу программу можно назвать системой уровня ЕКР, потому что она связывает все цепочки предприятия: от управления материальными потоками — запасами — до управления потоками нематериальными.

Информационный поток: понятие и виды

В логистике выделяют понятие информационный поток. Считают информационным потоком совокупность сообщений, циркулирующих внутри логистической системы, а также между этой системой и средой, внешней по отношению к ней, необходимых для управления и контроля логистических операций.

Сообщения, составляющие информационные потоки, выгоняются на разных носителях информации:

Бумажных документах традиционного типа;

Электронных документах (магнитные и бумажные — перфоленте, перфокартах) и др.

Сообщения могут быть и устными, телефонными, а также речевыми.

Выделяют следующие группы информационных потоков:

1) горизонтальные;

2) вертикальные;

3) внешние;

4) внутренние;

5) входные;

6) выходные.

Горизонтальными называют информационные потоки, охватывающие сообщения между партнерами по хозяйственным связям одного уровня управления: предприятиями поставщиками и предприятиями потребителями материальных ресурсов либо между ними и их посредниками по процессу обращения товаров.

Вертикальными называют информационные потоки, охватывающие сообщения, поступающие сверху, из руководящих инстанций в подведомственные, или звенья логистической системы. Из корпораций и холдинга — в дочерние предприятия и т.д.

Внешними называют информационные потоки, протекающие в среде внешней по отношению к логистической системе. Так, горизонтальные информационные потоки сообщений от предприятий партнеров являются внешними по отношению к тому партнеру, которому они направлены и который их получит.

Внутренними информационными потоками являются сообщения, циркулирующие внутри одной логистической системы. Для логистических подсистем внутренними являются потоки сообщений внутри подсистемы. Остальные сообщения для них внешние.

Входные информационные потоки — сообщения, входящие в логистическую систему либо в одну из ее подсистем.

Выходные информационные потоки — сообщения, выходящие за пределы одной логистической системы либо одной из ее подсистем.

Информационные потоки разделяют:

По срочности: на обычные, срочные, очень срочные (молнии)

По степени конфиденциальности. Сообщения, содержащие коммерческую тайну, направляются с грифом секретности документа;

По значимости информационные потоки почтовых сообщений делят на простые, заказные и ценные;

По скорости передачи сообщений информационные потоки делят на быстрые и традиционные (почтовые);

- по области охвата информационные потоки делят на:

1) местные;

2) иногородние;

3) дальние;

4) международные.

Важную роль среди информационных потоков играют сообщения документального характера, оформляемых чаще всего на бумажных носителях определенной формы, заполненных в установленном порядке и заверенных подписями и печатью отправителя, сообщения называются документальными. В информационных потоках документальные сообщения занимают большую долю.

В логистике информационный поток часто является сопровождающим (попутным) по отношению к материальному потоку и содержит информацию о материальном потоке, необходимую для управления его движением.

Часть информационных потоков в логистике обслуживает не материальные потоки, а процесс их формирования, хранения ресурсов, на складе, процесс внутризаводского и внутри складского перемещения материальных ресурсов.

Поскольку логистика имеет дело с большими массами материальных ценностей, документальные сообщения в ней играют большую роль.

Документальное обеспечение логистического процесса — важная задача логистики.

Информационные потоки в логистике формируются в соответствии с материальными. Считается, что каждому материальному потоку соответствует информационный поток. Такое соответствие не всегда бывает изолированным (полным). Часто информационный и материальный потоки протекают в разных временных интервалах.

Предпочтительнее вариант опережения информационных потоков по сравнению с движением материальных потоков. Это дает возможность лучше подготовиться к приему грузов. Фактически же информационные потоки имеют опережение далеко не всегда, нередко складывается их отставание от сроков движения материальных потоков.

Информационные потоки должны быть адекватны материальным потокам в части характеристики этих потоков, но такое соответствие есть не всегда: в ряде случаев оформляются документы, общие для нескольких потребителей получателей, и тогда в них отражается информация, часть которой избыточна для каждого отдельного получателя данных ресурсов.

Есть и другие несоответствия информационных потоков материальным.

Информационные потоки изучают с помощью ряда оценок:

1) по источнику возникновения;

3) объему;

4) периодичности;

5) порядку согласования;

6) порядку утверждения;

7) срокам действия;

8) порядку хранения и др.

Рассмотрим их подробнее:

1. Источники возникновения сообщений могут быть различными начиная от участников логистических цепей и смежных, с ними организаций, сообщения которых влияют на перемещение, организацию и приемку потоков.

2. По направлению информационные потоки могут быть горизонтальными (туда и обратно) и вертикальными (сверху вниз и обратно). Горизонтальными называют сообщения между участниками логистического процесса одного уровня равноценными партнерами. Вертикальные информационные потоки протекают между разными уровнями управления: верхним — руководящим и нижним — подчиненным. Направление информационного потока трактуется и по другому как прямое и косвенное.

Есть и третий вариант определения понятия направление информационного потока — учет географического или территориального адресата его назначения.

3. Объем информационных потоков учитывают несколькими способами.

Один из них — учет размеров потока по числу:

1) документов;

2) листов в потоке;

3) страниц в потоке;

4) пачек документов. Этот способ применяют для определения объема больших информационных потоков. Второй способ учета объема информационных потоков применяют для малых потоков. Причем объем потока определяют числом строк в документе — документо-строк или числом слов в сообщении — в телеграммах. Третий способ учета — учет числа знаков в сообщении — оценивается в компьютерных системах в особых единицах измерения для учета потребности в машинных носителях, размещения в памяти ПЭВМ и в других случаях.

4. Периодичность информационных потоков характеризует частоту их формирования. В логистике многие информационные потоки разовые, не повторяются и создаются один раз на каждый материальный поток, параллельно с ним, чуть раньше или чуть позже. Но некоторые информационные потоки в логистике оформляют один раз в месяц, ежеквартально и с другой частотой.

5. Информационные потоки документального характера проходят при оформлении определенную процедуру согласования. Плановые сообщения на предприятиях, к примеру, согласовывают с руководителями цехов и членами дирекции предприятия. Для каждого документа обычно устанавливают определенные правила согласования его проектируемого содержания.

6. Каждое документальное сообщение информационного потока утверждается — подписывается определенными людьми: генеральным директором, исполнительным директором, их заместителями и т.д. Без соответствующей подписи документ силы не имеет.

7. Некоторые документы имеют срок действия, за пределами которого они становятся недействительными. Такие документы можно использовать лишь в течение срока их действия. Но большая часть информационных потоков к таким документам не относится и представляет собой уведомительные сообщения, необходимые для управления материальными потоками: раскрывает характеристику этих потоков и состояние их движения к заданному месту доставки.

8. Различен и порядок хранения сообщений, доставленных в информационных потоках. Некоторые сообщения собирают в отдельные пачки, другие хранят на магнитных носителях и в другой форме. Срок хранения информации различен: один, два года, пять лет, постоянно (вечно) и др. Организация информационных потоков— дорогостоящее дело. На их формирование, передачу, прием, хранения, анализ расходуются большие средства.

Информационные потоки протекают в информационном пространстве. Оно обширно и практически охватывает весь земной шар и освоенную часть.

Рассмотрим, каково взаимодействие информационных потоков с материальными. Чаще всего логистический процесс начинается с информационного обеспечения и формирования информационных потоков, предопределяющих создание и перемещение материальных потоков. Нередко первые информационные потоки складываются из протоколов о намерениях сторон (называемых также рамочными контрактами) стать партнерами в процессе купли продажи какой-либо продукции. Второй информационный поток, следующий за названным, — согласованный сторонами контракт - договор о торговой сделке. Такой информационный поток в рыночной экономике предваряет материальный поток и является юридическим основанием для формирования потока материальных ресурсов. После этого информационного потока в согласованные сторонами сроки формируется и отгружается материальный поток либо несколько потоков, предусмотренных контрактом, в соответствии с условиями сделки, когда материальный поток отгружен, информация об этом отсылается партнеру. После приемки материального потока его покупателем информация о поступлении передается поставщику материальных ресурсов. Подобный обмен информацией между ними осуществляется также в течение всего времени движения потока.

Таким образом, на протяжении всего периода существования материальных потоков информационные потоки о них либо опережают движение материалов, либо следуют после завершения какого-либо этапа их движения, после приемки потока, перед его расформированием.

Одновременно создаваться информационные и материальные потоки не могут, так как условия и основания для появления каждого из них разные. Именно последовательное чередование данных потоков создает возможность появления одного из них на основе предшествующего функционирования второго потока.

Это означает, что широко известное положение логистики о том, что в ней каждому материальному потоку соответствует информационный, а движение потоков должно быть синхронным, неправильно:

Во-первых, одному материальному потоку соответствует, как правило, не один, а несколько информационных потоков.

Во-вторых, сначала обычно рождается один два информационных потока, а только затем появляются основания для формирования материального потока.

В-третьих, когда материальный поток уже создан, информация о его состоянии оформляется часто как оценочная того состояния материального потока, которое уже совершилось, т.е. с опозданием по сравнению со временем движения материального потока.

Организация надежного логистического процесса и на стадии сбыта материальных ресурсов их изготовителем, и на стадии снабжения или покупателя требует опережающего создания информационных потоков по сравнению с материальными.

Информационное обеспечение материальных потоков часто обособлено во времени и пространстве от процесса физического перемещения материальных ресурсов. Но ряд информационных потоков от движения материальных потоков не обособлен ни во времени, ни в пространстве и движется синхронно с ними, как сопутствующий. Эти информационные потоки переводятся лицами, сопровождающими груз: агентами, экспедиторами.

Внешние информационные потоки чаще всего позволяют отслеживать и направлять, координировать, исправлять, улучшать логистический процесс, протекающий во внешней среде.

Внешние информационные потоки в ряде случаев имеют нескольких адресатов. Тогда только один из этих адресатов является получателем материального потока, информация о котором содержится в информационном потоке, и для этого адресата оба потока движутся по одному пути. Остальные маршруты подобных информационных потоков отличны от пути, по которому перемещается материальный поток.

Внешние информационные потоки отличаются от внутренних по тщательности оформления носителей информации, заверяются подписью и печатью.

Внутренние информационные потоки четко характеризуют этапы логистического процесса — снабженческий, внутрипроизводственный, сбытовой. На основе информационных потоков фиксируется акт начала процесса купли продажи товаров, приемки их на склад предприятия, которая является конечным этапом снабжения предприятия, купленными материальными ресурсами.

Наиболее просты информационные потоки внутри отдельных производственных подразделений — цехов и участков. Они, как правило, мало документированы, часто состоят из устных сообщений.

Управление информационными потоками при логистике — не самоцель, а средство управления материальными потоками, их формированием, перемещением, приемкой.

При умелом управлении информационными потоками снижаются на их формирование, передачу. Приемку и хранение информационных массивов, ускоряется информационный обмен, скорость их приемки, не допускается несоответствие скорости работ передатчика и приемника, учитывается пропускная способность средств связи на каждом участке информационного пути и квалификация операторов, занятых на них.

Планирование информационных потоков позволяет заранее определить пропускную способность средств связи, потребную для обслуживания данных потоков в пунктах передачи, координации, приемки информации. При проектировании информационных потоков выбирается их рациональный путь и режим обслуживания средствами связи. В результате обеспечивается надежность материально-технического обеспечения информационных потоков. Это означает, что информационные потоки требуется хорошо организовать, продумать и рассчитать. Без этого надлежащее информационное обеспечение материальных потоков создать не удается.

Информационная инфраструктура

Информационная логистика является тем звеном, которое связывает снабжение, производство и сбыт.

Поскольку качество планирования повышается вместе с ростом полноты информации и скорости обработки данных, службы материального обеспечения производственных, предприятий должны оснащаться современной вычислительной техникой, образующей единую сеть и имеющей доступ в Интернет.

Экономия от использования фактически делится в определенных пропорциях между тремя сторонами: изготовителем, поставщиком и транспортной компанией, компенсируя затраты на создание и содержание современных информационных систем, которые позволяют получать дополнительную прибыль от их использования.

Для обеспечения информационного обслуживания всей структуры материально-технического снабжения должны присутствовать следующие девять информационных элементов:

1) тип предмета снабжения;

2) количество или его объем;

3) происхождение предмета снабжения;

4) его месторасположение (размещение);

5) время прибытия в пункт размещения;

6) время отправки из пункта размещения;

7) система транспортировки;

8) время транспортировки;

9) резервирование.

Перечисленные группы данных составляются для всех мест размещения и для каждого перевозимого объекта. С этой целью устанавливаются пункты считывания и передачи информации во всех местах размещения.

Для информационной поддержки сбытовой деятельности предприятия необходимо задействовать следующие основные виды информации, хранимые в памяти автоматизированных информационных систем:

1) история рынка сбыта (включая анализ по регионам), типы сбытовых операций;

2) прогнозы рынка и сбыта;

6) расходы;

7) модели рынка (сбыта);

8) контроль деятельности персонала;

9) территориальное планирование, циклы деловых поездок, персональное распределение командировок;

10) источники запросов перехода на новый продукт;

11) реестр покупателей;

12) исходящая и получаемая информация;

13) печатание и отправка почты;

14) контроль ответов и анализ результатов рекламной деятельности;

15) отчет сбытовой деятельности;

16) движение заказа, выставление счетов, составление смет и отчетов;

17) доступ к внутренней и внешней информации и др.

Логистическая система на производстве эффективна, когда создаются условия для ее интеграции в текущие производственные и коммерческие процессы. Эта проблема решается путем создания соответствующего информационного базиса. Сюда относятся: актуальные обзоры фондов (наличие фактических и планируемых заказов, содержание производственных основных и промежуточных складов) и сроков (поставки, обработки, ожидания, простои, соблюдение сроков).

Для сбора этих данных производственная система по всему предприятию располагает датчиками и измерительными инструментами, которые контролируют объемы и сроки текущих процессов и передают эти сведения далее для интерпретации.

Логистическая система предъявляет к своей измерительной сети следующие потребности:

Быстрый и надежный, ручной или автоматизированный о данных о транспортных средствах и средствах производства;

Структурирование внутрипроизводственной информационной системы поддержки принятия решений, которая в каждый момент содержит актуальную информацию о ходе производственных процессов по каждому из участков.

На транспорте, вместо сопровождающих груз многочисленных документов (особенно в международным сообщении) по каналам связи синхронно с грузом передается информация, содержащая о каждой отправляемой единице все необходимые для характеристики товара реквизиты. При такой системе на всех участках маршрута в любое время можно получить исчерпывающую информацию о грузе и на основе этого принимать управленческие решения. В ряде случаев грузоотправители получили доступ к файлам, отражающим состояние транспортных услуг и загрузку транспорта.

Обмен между производителями товаров и крупными магазинами для, населения, включающий:

Обмен накладными с транспортными конторами при прямой отправке товаров от производителя покупателю.

С помощью технологам безбумажных обменов информацией покупатель может непосредственно оформить заказы на покупку.

Чтобы реализовать эти возможности электронного обмена, предприятия применяют стандартные протоколы обмена и заключают между собой коммерческие договоры.

Разработаны и применяются стандартные компьютерные протоколы оформления сделок при следующих операций:

Заказах на покупку;

Заказах на отправку партий грузов;

Получении консультаций для грузоотправителей;

Заполнении фактурных счетов;

Различных выплатах;

Оформлении накладных на перевозку грузов;

Получении информации о перевозимых товарах.

Использование в логистике технологии автоматизированной идентификации штриховых кодов

Для эффективного управления логистической системой необходимо в любой момент времени иметь информацию о входящих и выходящих материальных потоках, а также о материальных потоках, циркулирующих внутри логистической системы. Данная проблема решается путем использования микропроцессорной техники, способной идентифицировать (опознавать) отдельную грузовую единицу. Оборудование, способное считывать разнообразные штриховые коды, позволяет получать информацию о логистической операции в момент и в месте ее совершения (на складах промышленных предприятий, оптовых баз, магазинов, на транспорте). Полученная информация обрабатывается в режиме реального масштаба времени.

Одним из самых первых патентов, положивших начало базисной концепции штрихового кода, была разработка Д. Кермота, созданная еще в 1934 г. Этот патент описывал сортировочную карточную систему для идентификации различных объектов, основанную на четырех параллельных линиях.

В конце 40х гг. прошлого века американскими учеными Д. Вудлендоми Б. Сильвером были проведены исследования технических средств, которые могли бы обеспечить автоматическое считывание цен в кассе магазина. В 1949 г. учении был получен патент.

В конце 60х гг. в США и Канаде начались исследования в области автоматизации торговых терминалов в супермаркетах. Были доработаны и внедрены символика бычий глаз и сканеры для его считывания.

В нашей стране продвижением штрихового кодирования и присвоением торговых штриховых кодов занимается Ассоциация автоматической идентификации.

Штриховой код представляет собой чередование темных и светлых полос разной ширины, построенных в соответствии с определенными правилами.

Изображение штрихового кода наносится на предмет, который является объектом управления в логистической системе. Для регистрации этого предмета проводят операцию сканирования. При этом небольшое светящееся пятно или луч лазера от сканирующего устройства движется по штриховому коду, пересекая попеременно темные и светлые полосы. Отраженный от светлых полое световой луч улавливается светочувствительный устройством и преобразуется в дискретный электрический сигнал. Вариации полученного сигнала зависят от вариаций отраженного света. ЭВМ, расшифровав электрический сигнал, преобразует его в цифровой код.

Автоматизированный сбор информации основан на использовании штриховых кодов разных видов, каждый из которых имеет свои технологические преимущества.

Контрольную цифру можно проверить при помощи нехитрого алгоритма и самостоятельно.

Для этого:

1) сложите все цифры, стоящие на четных местах;

2) полученную сумму умножьте на 3; полученный результат X необходимо запомнить;

3) сложите все цифры, стоящие на нечетных местах, без последней (контрольной) цифры (У);

4) прибавьте к этой сумме число X, полученную сумму назовем УР;

5) оставим от этого двузначного числа только второе число;

6) подсчитаем разницу 10 Р;

7) полученный результат должен совпадать с контрольной цифрой.

Введенные с клавиатуры компьютера, вручную, данные о товаре содержат в среднем одну ошибку на каждые 300 введенных знаков. При использовании штриховых кодов этот показатель снижается до одной ошибки на 3 млн. знаков. Среднюю стоимость работ по выявлению и устранению последствий одной такой ошибки Американская ассоциация менеджмента определила в 25 долл.

Основные преимущества.

На производстве:

Создание единой системы учета и контроля за движением изделий и комплектующих его частей на каждом участке, а также за состоянием логистического процесса на предприятии в целом;

Сокращение численности вспомогательного персонала и отчетной документации, исключение ошибок.

В складском хозяйстве:

Автоматизация учета и контроля за движением материального потока;

Автоматизация процесса инвентаризации материальных запасов;

Сокращение времени на логистические операции с материальным и информационным потоком.

В торговле:

Создание единой системы учета материального потока;

Автоматизация заказа и инвентаризация товаров;

Сокращение времени обслуживания покупателей.

В настоящее время штриховые коды перестали быть способом идентификации потребительской продукции, став элементом системы управления производством многих предприятий.

Целесообразность применения штрих кодов можно проследить по всей цепочке от производителя до потребителя :

Производителям с помощью штрих кодов можно ускорить процесс инвентаризации, учета, отгрузки, товара, значительно улучшить управление складским хозяйством, ускорить получение заказов и отправку товара;

Экспортерам решается проблема с труднопереводимыми названиями товаров или перепутанными определениями. С помощью штриховых кодов все говорят на одном языке;

Оптовая торговля с помощью применения штрихового кодирования и компьютеров имеет доступ к каждому этапу процесса с момента получения заказа до отправки и выписки счета;

Розничная торговля имеет большой плюс в использовании штрих кодов, так как увеличивается пропускная способность касс, автоматически учитывается запас продукции, ускоряются бухгалтерские процессы;

Покупатель имеет возможность сэкономить уйму времени при расчете за покупку. Расчеты становятся более эффективными, так как в чеке указывается и цена каждого товара.

Радиочастотная идентификация (КГЮ)

Радиочастотная метка, или транспондер, — (передатчик приемник). ЕГГО метка обычно включает в себя приемник, передатчик, антенну и блок памяти для хранения информации. Получая энергию от радиосигнала, испускаемого стационарно закрепленным считывателем либо ручным сканером, транспондер отвечает собственным сигналом, содержащим полезную информацию.

Задача ЕПВ системы — обеспечение хранения Информации в удобном носителе метке и передача ее с помощью специальных устройств в удобное время и место для выполнении определенных процессе. Данные в метке могут обеспечить идентификацию объекта на производстве, товаров в магазине, на складе и при перевозке, месторасположение и идентификацию подвижных средств, идентификацию животных, людей, имущества, документов и др.

Метки с источником питания называются активными, без питания — пассивными.

ЕГШ бирки используются, чтобы отслеживать рогатый скот, идентифицировать потерянных домашних животных и в некоторых странах дают возможность жителям пригородной зоны проезжать в город на своем авто через шлагбаум, где взимается въездной сбор, без остановки.

ЕИГО имеет ряд существенных преимуществ по сравнению в качестве области автоматической идентифик ации; сейчас рассматривается как радикальное средство совершенствования процесса управления данными. Одной из технологий ЕГШ является месячная проездная карта в метро. Противоугонные системы, применяемые на автомобилях управляются при помощи КГШ. В магазинах датчики в стенах примерочной могут определить, какую одежду заказчик примеряет, и показать, есть ли они в магазине других цветов, размеров или тканей. Бирки удаляют во время закупки и снова прикрепляют к новым изделиям во время загрузки прилавка. Как технология анти воровства КГШ имеет смысл в магазине, где продаются дорогостоящие товары. Антенна излучает электромагнитные волны, активизирующие ЕГШ метку и позволяющие производить запись и считывание данных с этой метки. Антенна является своеобразным каналом между меткой и приемопередатчиком, она контролирует весь процесс получения и передачи данных. Антенны отличаются по размерам и форме. Они могут быть встроены в специальные сканеры, а также в ворота, турникеты. Дверные косяки и т.п. для получения информации от предметов или людей, проходящих через зону действия антенны. В случае непрерывного считывания большого количества меток электромагнитное поле излучается антенной постоянно. Если постоянный опрос не требуется, то поле может активироваться по команде оператора. Конструктивно антенна и приемопередатчик с декодером могут находиться в одном корпусе. Функции приемопередатчика и декодера похожи на функции аналогичных блоков в радиоприемнике и сканере. Сигнал, поступающий с антенны, модулируется, расшифровывается и передается через стандартный интерфейс в компьютер для дальнейшей обработки.

Активные метки имеют свой источник питания и обычно, т.е. данные метки могут быть многократно считаны и записаны с модернизацией информации. Объем памяти активной метки определятся требованиями применения. Некоторые системы оперируют памятью до 1 МВ. В случае ЕРШ метка может выдать устройству полную инструкцию по функционированию, а затем принять полный отчет о выполнении. Зашифрованные данные становятся частью истории метки. Активные метки имеют большую дальность считывания, которая не зависит от энергии считывателя.

Пассивные метки не имеют собственного источника питания, а необходимую для работы энергию получают из поступающего от считывателя электромагнитного сигнала. Дальность чтения пассивных меток зависит от энергии считывателя и, как правило, не превышает двух метров. Пассивные метки намного легче активных, дешевле, а также имеют практически неограниченный срок службы.

Недостаток меток заключается в меньшей дальности чтения, которая зависит от энергии считывателя, а также в необходимости использования более мощных устройств считывания.

Радиочастотные метки производятся разных форм и размеров. Метки, используемые для идентификации животных, которые помещаются под шкуру животного, могут быть не более грифеля карандаша в диаметре и полдюйма в длине. Радиочастотная метка может иметь форму шурупа для идентификации деревьев или лесоматериалов, форму кредитной карты в системах доступа и оплаты, форму брелка в противоугонных системах. Противокражные тяжелые пластиковые бирки и легкие бумажные этикетки, которые прикрепляются к товарам в магазинах, а также багажные этикетки тоже являются ЕГШ метками. В контейнерных перевозках и тяжелом машиностроении используются прямоугольные транспондеры величиной с несколько спичечных коробок.

Основные преимущества КРШ технологии :

Для КГШ не нужен контакт или прямая видимость;

ЕГШ метки читаются быстро и точно (приближаясь к 100%-ной идентификации);

КГШ может использоваться даже в агрессивных средах, а КГШ метки могут читаться через грязь, краску, пар, воду, пластмассу, древесину;

Пассивные КГШ метки имеют фактически неограниченный срок эксплуатации

КГШ метки несут большое количество информации и могут быть интеллектуальны;

КГШ метки практически невозможно подделать;

ЕГШ метки могут быть не только для чтения, но и с записью информации

Области применения КРЮ системы

ЕГШ системы применяются в разнообразных случаях, когда требуется оперативный и точный контроль, отслеживание и учет многочисленных перемещений различных объектов.

Типичные применения:

Электронный контроль за доступом и перемещениями персонала на территории предприятий;

Управление производством, товарными и таможенными складами (в особенности крупными), магазин, выдачей и перемещением товаров и материальных ценностей;

Автоматический сбор данных и при необходимости начисление оплаты на железных дорогах, платимых автомобильных дорогах, на грузовых станциях и терминалах;

Контроль, планирование и управ легкие движением, интенсивностью графика и выбором оптимальных маршрутов

Общественный транспорт — управление движением, оплата Проезда и оптимизация пассажиропотоков;

Системы электронных платежей для всех видов транспорта, включая организацию платных дорог, автоматический сбор платы за проезд и транзит, платные автостоянки.

Потоки информации представляют собой совокупность сообщений, объективно отражающих развитие хозяйственных процессов, которые передаются по каналам связи для осуществления управления. Потоки могут быть прямыми (от управляющей подсистемы к управляемой подсистеме) и обратными (от управляющей подсистемы к управляющей подсистеме).

Ценность информации определяется комплексным вероятностным показателем во времени Р(т) как функцией вероятностей своевременного поступления информации Р с, ее полноты Р п и достоверности Р:

Таким образом, необходимо добиваться своевременного поступления полезной информации в достаточном объеме. Это обеспечит быстрое и эффективное принятие решения.

Дилемма, связанная с принятием решений, традиционно связана с двумя ограничениями.

С одной стороны, быстро собранная информация в недостаточном объеме привести к принятию решения далекого от рационального, вплоть до ошибочного.

С другой стороны, слишком длительный сбор информации может привести к снижению актуальности самого факта принятия решения (вплоть до полной потери актуальности).

Ключевое значение играет полезность (релевантность) потоков информации, разделяемой ключевым признакам, представленным на рис. 22.1.

Рис. 22.1. Классификация потоков информации

Увеличивающиеся объемы потоков информации играют противоречивую роль. С одной стороны, чем больше объем информации, тем больше возможность поиска полезной ее части для принятия решения. С другой стороны, согласно статистическим исследованиям двукратный рост объема информации (т.е. увеличение на 100%) сопровождается ростом полезной ее части не более чем на 20%. Это означает, что 80% дополнительной информации не носит полезный характер. В указанных условиях огромное значение играет поиск эффективных алгоритмов выделения из общего потока информации полезной ее части для принятия рациональных управленческих решений.

Производственное предприятие если рассматривать ее с управленческой точки зрения из двух подсистем управляющей и управляемой или субъекта и объекта управления, связанных между собой каналами передачи информации. Объект управления можно условно рассматривать как систему, преобразующую ресурсы, на входе которого поступают сырье, материалы, рабочая сила и т.п., а выход представляет собой продукты производства. Информационные связи производственной системы с внешней средой можно представить двумя входными и одним выходным каналом.

На один из входных информационных каналов поступают сведения от внешних структур, которые определяют условия деятельности предприятия, с учетом составляются планы производственно-хозяйственной деятельности, а также нормативы использования ресурсов. Совокупность этих сведений определяет условиях и влияет на технологии достижения целей организации.

Второй информационный вход представляет возмущающие воздействия, поступающие из внешней среды. Примером возмущающих факторов являются нарушения сроков поставок сырья и материалов, снижение их качества, изменение условий сбыта продукции, нарушение договорных обязательств, предприятиями смежниками и др. Кроме указанных факторов возмущения, идущих из внешней по отношению к предприятию среды подобные возмущающие воздействия могут возникать и внутри самой производственной систем. Например, поломки оборудования, случайные нарушения технологических режимов, болезнь работников предприятия и др.

Информационный выход производственной системы представляет собой канал для передачи информации во внешние организации, например, объединение или министерство, куда входит данное предприятие или налоговые органы и др. В любой системе управления субъект и объект управления связаны информационными каналами, по которым передаются управляющие воздействия и сведения о состоянии объекта управления.

Орган управления предприятием в классическом трехуровневом варианте состоит из трех слоев. Внутри и снаружи этих слоев циркулируют информационные потоки. Сверху вниз - управляющие воздействия, снизу-вверх - информация обратной связи, по горизонтали - обмен информацией между внутренними объектами одного уровня, а также между внутренними и внешними объектами.

Сам механизм управления включает в себя управленческий персонал, компьютерные сети, финансовые, информационные и другие ресурсы. Задача управления производством сводится к рациональному управлению потоками ресурсов (материальных, энергетических, финансовых, информационных и др.).